Comment gagner en visibilité en organisant des événements digitaux ?

Depuis l’avènement du Télétravail, les événements physiques sont moins populaires.

Vous devez donc trouver d’autres moyens d’organiser des réunions en groupe pour garder le contact.

En effet, c’est indispensable pour assurer la cohésion de votre équipe, pour lancer une nouvelle offre à vos clients et prospects…

Heureusement, il existe de nombreux outils sur le web à notre disposition pour continuer à organiser vos événements grand-public ou destinés à de la communication interne.

Même si les événements physiques nous manquent à tous et toutes, le Digital compte bien se faire sa place dans le monde de l’événementiel, et cela, sur le long terme.

Plusieurs entreprises et personnalités ont décidé, lors de cette crise, de passer d’un événement physique à une version digitale pour, par exemple :

• Concerts,
• Séminaires,
• Talk-shows,
• Défilés de mode,
• Formations et cours,
• Lancement de produit…

Pratiquement, tout événement peut maintenant recevoir ses participants sur ordinateur ou mobile.

J’ai voulu savoir comment ce genre d’événement pouvait s’organiser. Je me suis donc adressé à Sandrina Gomes Teixeira, chargée de communication à l’Agence Digitale Vôo.

L’organisation d’un événement en ligne est plus simple

Les participants sont d’autant plus intransigeants quant à la crédibilité de l’événement digital.

Autrement dit, négliger la préparation d’un événement digital peut conduire à sa perte.

C’est pourquoi, sa préparation ne doit donc comporter aucune faille, même si elle nécessite beaucoup moins de moyens et de temps.

Évidemment, la plupart des contraintes matérielles disparaissent.

Vous n’avez plus à vous soucier du buffet, de quoi acheter à boire, de faire attention aux allergies ou d’avoir assez de chaises pour les participants.

Tout cela est désormais assuré par le participant lui-même, qui peut aller se chercher de quoi grignoter ou une petite boisson à siroter pendant l’événement.

Mais vous avez d’autres aspects à prendre en compte.

Selon le type d’événement, vous avez peut-être besoin de modérateurs.

Par exemple, lors d’une web conférence ou d’un webinaire, vous voudrez sûrement recueillir les questions de vos invités ou les attentes des participants, que ce soit via un chat vocal ou écrit.

Pour que l’événement se déroule sans accroc, il est important de modérer le temps de parole et faire en sorte que personne ne se coupe la parole.

Rendre votre événement interactif est très important.

C’est aussi ici que les animations digitales rentrent en jeu.

Vous pouvez créer un quiz ou des activités afin de donner l’impression à votre public de réellement faire partie de l’événement.

Plusieurs plateformes permettent d’implanter des jeux interactifs dans le but de faire participer tout le monde.

De plus en plus, de nouveaux jeux, comme des escape games, font surface sur Internet, parfaits pour une activité de team building.

Et pourquoi pas ajouter un peu de réalité virtuelle ?

Mon conseil : préparer et travailler l’organisation de votre événement, comme “en vrai”.

Les avantages d’un événement digital pour une entreprise

Transiter de l’événement physique au digital comporte de nombreux avantages non négligeables.

Par exemple, organiser un événement virtuel est moins onéreux qu’un événement physique.

Vous pouvez ainsi mieux contrôler les coûts.

En temps normal, vous auriez dû payer les décorations, les prestataires, le personnel…

Rien de tout ça pour un événement d’entreprise digital…

Bien entendu, vous pouvez toujours choisir d’utiliser un décor ou un plateau TV.

Mais celui-ci ne recouvre pas une pièce entière. Il peut aussi être totalement créé avec des logiciels 3D.

Un événement digital est également bien plus écologique : pas de déchets, pas de pollution…

En effet, un événement à distance évite les déplacements en supprimant toutes les contraintes géographiques. C’est donc beaucoup moins d’émissions de CO2.

C’est aussi plaisant pour les organisateurs que pour les participants.

Avec un événement digital, vous pouvez choisir de le sauvegarder pour toujours.

Si vous l’enregistrez, vous pourrez le rendre disponible en replay pour les personnes n’ayant pas pu participer au live et ainsi, conquérir de nouveaux clients.

Cela rend votre événement durable dans le temps et augmente sa visibilité non seulement pendant le live, mais aussi après.

Enfin, un événement digital est souvent un très bon moyen de collecter des adresses emails en conformité avec le RGPD.

Faites la promotion de votre événement digital

Afin de promouvoir votre événement, vous pouvez utiliser les mêmes techniques que pour un événement physique :

• Publications sur les réseaux sociaux,
• Publicité sur votre site internet,
• Newsletters…

N’hésitez pas à diffuser des campagnes de publicité sur LinkedIn, Facebook ou encore Instagram pour promouvoir votre événement.

Faire appel un influenceur selon votre activité peut aussi être une très bonne manière d’augmenter la visibilité de votre marque et de votre événement digital.

Si vous voulez rendre votre événement payant, vous pouvez également instaurer un système de billetterie en ligne.

Gardez en tête que votre événement est bien plus accessible sous forme digitale. Il suffit que vos participants se rendent sur une application ou sur un site internet.

Par contre, ne négligez pas les problèmes de connexion ou un matériel défectueux.

À la fin de votre événement, insérez un questionnaire de satisfaction, afin de recueillir un maximum d’avis concernant votre événement et votre activité.

Ainsi, vous comprenez mieux votre public cible et pouvez affiner votre stratégie de communication future.

Trouvez le meilleur outil pour votre événement

Quelle que soit la nature de votre événement, Internet offre un tas d’outils pour mener votre projet d’expérience digitale vers sa réussite.

Parmi les plateformes digitales les plus utilisées, vous retrouvez des logiciels qui nous sont tous familiers : Zoom, Google Meet ou encore Teams.

La plupart des plateformes sociales proposent aussi la diffusion de live à l’instar de Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn…

Mais de nouvelles applications sont créées chaque jour, afin de nous offrir un choix plus large.

Vous pouvez également décider de vous lancer dans un événement phygital.

Si vous tenez vraiment à ce que des animations physiques fassent partie de votre événement, vous pouvez inviter un public restreint à votre événement, tout en le diffusant en direct sur Internet afin que plus de personnes puissent en profiter.

Cette technique existe déjà depuis longtemps, en particulier pour les assemblées générales des entreprises cotées.

Mais ce n’est pas tout. Pour certains défilés de mode, seulement les personnalités les plus importantes sont invitées à l’événement physique, mais des milliers de personnes y assistent en live.

Voilà qui devrait vous convaincre de ne pas annuler vos événements, mais au contraire, vous tourner vers le digital !

En ces temps difficiles, il ne faut pas abandonner nos projets, mais trouver de nouvelles opportunités. Les transformer afin de les rendre accessibles et qui sait encore meilleurs qu’au début.

Le digital est en train de prendre une place de plus en plus importante dans nos vies, et cela, grâce à ses évolutions grandissantes et aux innovations que chacun de nous peut apporter.

audrey : merci Sandrina pour toutes ces astuces à prendre en compte pour les événements sur Internet. Je me permets d’ajouter une dernière idée à tester, c’est de faire du teasing pour annoncer votre événement.

FAQ – 3 questions courantes sur l’intérêt des événements digitaux pour gagner en visibilité

Qu’est-ce qu’un événement digital ?

Un événement digital est similaire à un événement physique, mais auquel on participe par la voie digitale. On parle, par exemple, d’événement digital pour une conférence ou un championnat transmis en live sur Internet.

Pourquoi transiter du physique au digital ?

Compte tenu de la situation actuelle, les événements digitaux sont maintenant bien plus populaires que les événements physiques. L’innovation a aussi su séduire toutes les générations, ce qui fait évoluer l’événement digital.

Quels sont les avantages des événements digitaux ?

Les événements digitaux sont bien plus écologiques. En effet, il n’y a aucun de déchets physiques. Le gain de temps et d’argent est non négligeable et le retour sur investissement est souvent très bon.

Conclusion sur comment booster votre visibilité grâce aux événements digitaux

Le monde vit une révolution numérique.

Aujourd’hui, il y a plus d’appareils connectés dans le monde que d’habitants (7,4 milliards), et 2,2 milliards d’entre eux ont accès à Internet.

C’est pourquoi, les événements digitaux sont devenus un moyen incontournable pour les professionnels afin de développer leur marque et conquérir de nouveaux clients.

D’ailleurs, on assiste, aujourd’hui, à un développement exponentiel des événements digitaux.

Ce sont autant d’occasions de vous adresser à un grand nombre d’internautes en un temps record.

En plus, avec une enquête en ligne, vous avez le moyen le plus rapide pour obtenir des opinions et des avis sur votre marque. Lors d’un événement, il est possible de récolter en quelques minutes plusieurs centaines de réponses à vos questions.

En résumé, transiter un événement du physique au digital comporte de nombreux avantages, d’autant plus que de nombreuses plateformes existent.

Si votre entreprise est dans un secteur d’activité B2B, je vous conseille de vous appuyer sur LinkedIn pour certains de vos événements.

Et vous, avez-vous déjà organisé un événement digital ?