Conquérir des prospects et des emails avec le consentement RGPD

Une stratégie emailing implique la qualification et la recherche constante d’adresses email Opt-in fraîches, c’est-à-dire ayant donné leur consentement RGPD explicite.

Pour être en règle dans son activité professionnelle, les nouvelles normes européennes de la CNIL imposent aux entreprises d’adresser leurs messages en fonction de règles de gestion strictes que seul un outil professionnel peut fournir.

Elles s’appliquent sur les mentions lors de l’inscription, sur le désabonnement et sur le consentement, mais aussi sur les données personnelles contenues dans votre base de données.

Ayant de nombreuses questions autour du RGPD, principalement autour de la prospection B2B, j’ai eu l’occasion d’en parler avec Anne-Sophie Sachot chez Mail Next et lui ai proposé de rédiger un article sur ce sujet.

Certains ont prédit à plusieurs reprises la mort de l’email.

D’une part mourir plusieurs fois, est plutôt signe de bonne résistance !

Plus sérieusement, une majorité des français (42 %) consulte ses e-mails professionnels régulièrement dans la journée, et 33 % les lisent une fois par jour (source Le Point).

L’Email Marketing transforme toujours 40 fois plus que les réseaux sociaux et reste le canal avec le meilleur ROI (source e-marketing.fr).

C’est pourquoi l’intérêt de l’Email Marketing pour une entreprise n’est plus à démontrer.

Néanmoins, cela implique de disposer d’une base d’emails conséquente.

Voici donc 13 techniques pour faire grossir votre base de contacts d’adresses email.

Mais avant, parlons un peu du consentement RGPD.

Les 7 caractéristiques d’un consentement conforme au RGPD

Pour le RGPD, le consentement est défini comme “toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement” (source CNIL).

En d’autres termes, le consentement doit être :

• Dissocié : lorsque vous demandez un consentement, celui-ci doit être distinct des autres termes et conditions. Vous ne pouvez pas faire du consentement une condition préalable à l’inscription à un service, sauf si vous ne seriez pas autrement en mesure de fournir ce service.
• Actif : utilisez des boîtes à cocher non cochées par défaut. Ainsi, vos contacts donnent leur consentement par eux-mêmes.
• Clarté : votre demande de consentement doit être formulée de manière explicite et facile à comprendre. Les confusions avec des doubles négations ou une formulation vague sont à bannir.
• Granulaire : donner des options de granularité si cela est possible. Ainsi, vos futurs abonnés choisissent quel consentement ils donnent et pour quelle donnée.
• Nommé : préciser le nom de votre entreprise et tout tiers pour lequel vous demandez le consentement RGPD. Ainsi, vos prospects sont pleinement informés à qui ils donnent leur consentement.
• Retrait facile : le consentement doit être facile à enlever. Ne cachez jamais votre lien de désabonnement.
• Documenté : gardez une trace de l’objet du consentement, de sa date et du moyen par lequel il a été donné.

Ceci étant précisé, voici comment procéder pour capturer en toute légalité ces fameuses adresses emails.

13 techniques pour capturer des adresses email en toute légalité

1. La qualité plutôt que la quantité

Il est important de comprendre que l’aspiration d’adresses sans consentement (non-optin) est largement contre-productive.

En effet, pour limiter les plaintes et conserver votre taux de délivrabilité, vos destinataires doivent avoir un intérêt pour le contenu de vos messages.

Pour rappel, la délivrabilité mesure que vos emails sont bien arrivés dans la boîte de réception de leurs destinataires respectifs ce qui est notre objectif à tous.

Certaines plateformes suivent même ce taux de délivrabilité en temps réel afin de réajuster à tout moment vos campagnes.

En plus, afin d’optimiser votre délivrabilité, votre CRM doit idéalement pouvoir nettoyer votre base de donnée facilement surtout au niveau des hardbounces (adresses incorrectes), blacklistage…
Pensez-y si vous êtes sur le point de retenir un nouveau CRM.

Ce point de vigilance est indispensable pour fidéliser vos clients et prospects sur le long terme.

2. Le formulaire d’inscription et la Landing Page

Ne négligez jamais le côté attrayant et professionnel de votre formulaire d’inscription.

Que ce soit sur votre page d’accueil ou une page dédiée, les avantages doivent être clairs avec des arguments percutants.

Enfin, assurez-vous de bien ajouter une boîte à cocher « Consentement » sur tous les formulaires présents sur le site de votre entreprise.

Par contre, pour respecter totalement le RGPD, ne regroupez jamais en une seule boîte à cocher le consentement et l’acceptation de vos conditions générales…

Placez un CTA (call to action), centré, avec un fort contraste et ne demandez que les informations nécessaires à la personnalisation et à l’alimentation de votre base.

Mon conseil : si possible, ne rendez obligatoire que l’adresse email et bien sûr la case consentement RGPD.

La plupart des plateformes emailing propose d’un éditeur par glisser-déposer et génèrent des formulaires “responsives”, c’est-à-dire adaptables à tout type d’écran (ordinateur, smartphone…). Cet éditeur facilite grandement la conception de formulaires d’inscription et/ou de landing pages sans notion de code.

3. La newsletter et la ligne éditoriale

Pour augmenter vos inscriptions tout en respectant le consentement RGPD, mettez en avant les thèmes de votre newsletter et leur rythme de parutions.

Abordez les thèmes traités et la fréquence des envois ou encore mieux, laissez choisir à votre abonné.

En bref, montrez à vos destinataires ce qui les attend exactement en échange de leur adresse email.

Respectez ensuite les fréquences d’envois choisies (horaires, jours) et proposer un contenu de qualité afin de :

• Pérenniser vos taux d’ouvertures,
• Augmenter vos taux de clics ce qui est très important pour votre réputation,
• Et réduire vos taux de désabonnements.

Mon conseil : demandez régulièrement à vos destinataires leur avis sur ce qu’ils souhaiteraient recevoir dans l’idéal.

4. L’efficacité du parrainage

Une des premières techniques de recrutement est le parrainage.

Cette méthode est très utilisée par les entrepreneurs, car c’est un de vos abonnés qui recrute pour vous.

La pression Marketing sur le nouveau venu est donc d’autant plus efficace. En e-commerce, cette technique, couplée avec une suggestion de produits intelligente, est souvent redoutable.

Utilisez le bouton “Recommander la newsletter” ou proposez à la fin d’un formulaire un bouton “Parrainez” pour spécifier un filleul et ainsi récupérer un nouveau lead.

Idéalement, le parrain et son filleul doivent bénéficier d’un avantage pour optimiser votre programme de parrainage.

5. Les promotions, un levier toujours efficace

Grâce aux champs de fusion (attributs) vous pouvez réaliser simplement divers types de promotions personnalisées :

• Codes de réduction ou promo à faire valoir dans votre boutique,
• Offres spéciales,
• Vente privée ou VIP,
• Tarifs dégressifs…

Attribuez des codes promos à certains groupes de prospects ou un code unique pour chaque personne.

Note : certains CRM propose aussi la gestion de ces codes promos. Dans ce cas, vous saurez donc exactement quels sont les prospects les plus réactifs et comment communiquer auprès d’eux.

6. Des cadeaux pour attirer

En proposant à l’inscription un cadeau exceptionnel, matériel ou digital, vous allez générer de nombreux contacts qualifiés.

Avec un peu d’imagination, vous allez sûrement trouver un cadeau à offrir qui ne vous coûte rien.

N’hésitez pas à jouer sur le FOMO (“Fear of missing out” ou “la peur de manquer”), c’est-à-dire une notion d’urgence comme “Il reste 2 jours pour profiter de cette offre !” ou “J-3 avant la clôture !”

En digital, voici quelques idées que vous pouvez offrir en échange d’une inscription :

• Des documents à forte valeur ajoutée,
• Des vidéos/tutos,
• Une série de podcasts,
• Des livres blancs,
• Des études de cas,
• Un webinar,
• Des jeux,
• Des audits gratuits,
• Ou encore des abonnements…

7. De l’interactivité pour capter l’attention

Voici 5 types de formulaires à mettre facilement en œuvre avec un outil d’emailing :

• Les jeux concours (avec lots à gagner),
• Les quizz ludiques,
• Les sondages,
• Les enquêtes (satisfaction, avis…),
• Les livres d’or…

Dans tous les cas, demandez l’adresse email à la fin du processus pour recevoir le résultat si vous voulez obtenir un très fort taux d’engagement.

De la même manière, une application mobile permet de récupérer des adresses mail avec consentement. Elle vous permet de fidéliser et relancer vos clients à l’aide de push et de notifications personnalisées.

Il existe des outils de création de formulaires évolués comme une popup avec un formulaire dès qu’on quitte votre site, une popup au scroll ou un formulaire sous forme de barre flottante…

Vous retrouverez ces fonctionnalités chez Sumo, Optimonster, HelloBar ou autres équivalents à installer sur le site Internet de votre entreprise.

8. De l’exclusivité pour faire parler

Un document exclusif à publier ?

Ne le laissez pas en libre accès sur le net sans contrepartie.

Pensez à réclamer l’adresse email avec une landing page qui interpelle.

Si le contenu a de la valeur, vous obtiendrez rapidement de nouveaux leads.

Vous pouvez facilement créer et personnaliser des landing pages pour smartphones ou ordinateurs avec une solution emailing professionnelle Emailing.

9. Les réseaux sociaux comme porte d’entrée

Les réseaux sociaux sont aussi un bon moyen pour augmenter les inscriptions à votre newsletter et vous ouvre un public forcément multicanal.

N’oubliez pas de promouvoir chaque article de votre newsletter sur vos réseaux sociaux, à fréquence fixe de préférence et en y insérant un lien d’inscription à votre mailing-list.

Une technique très efficace est de budgétiser des campagnes publicitaires pour obtenir des contacts frais.

Vous pouvez ajuster au centime prêt votre investissement en temps réel.

Utilisez des annonces en images ou vidéos qui redirigent vers une landing page ou un formulaire d’inscription simple afin de transformer un maximum et optimiser votre ROI.

10. Les extensions et outils dédiés à l’emailing

Vous pouvez installer des extensions sur vos sites web comme BounceExchange, Thrive Leads, InTrigger… afin de capturer des adresses emails facilement.

Sur WordPress, vous pouvez utiliser des extensions gratuites comme Icegram, Scroll Trigerred Boxes…

Il existe aussi des détecteurs d’adresses email comme Hunter.io ou Skrapp.io afin d’alimenter votre base de données pour de la prospection froide.

Attention cependant, ces contacts n’ont pas donné leur consentement RGPD et rentrent dans le cadre du coldmailing ci-aprés.

11. Le coldmailing ou la prospection à froid

Le RGPD ne cherche pas à vous empêcher de faire des affaires.

Il se concentre uniquement sur la protection des données personnelles.

Par contre, l’envoi d’e-mails professionnels implique de facto le traitement de données personnelles.

La frontière est floue. Agissez avec prudence et parcimonie.

Nous vous suggérons de n’envoyer que quelques dizaines d’emails “froids” par jour puisque vous n’avez pas obtenu leur consentement.

Vous pouvez acquérir par cette technique de nombreux nouveaux contacts, relancer les non-ouverts ou les cliqueurs et faire du Marketing Automation.

Gérez vos listes de prospections, votre scoring de contacts (contacts chauds, froid…) directement dans votre outil CRM.

Et gardez à l’esprit ces 5 points clé :

• Vérifiez que votre prospection est bien ciblée et appropriée,
• Expliquez la légitimité de votre email,
• Facilitez le désabonnement,
• Nettoyez régulièrement votre base de données,
• Préparez une réponse en cas de plaintes ou questions relatives au RGPD.

Note : la prospection par email est très difficile. Appliquez ces astuces pour mettre toutes les chances de votre côté.

12. La co-registration

Vous pouvez créer des partenariats pour partager vos bases de données dans le cas où les 2 partenaires ont une politique de partage de données.

Note : cela nécessite notamment à l’inscription, une case à cocher “J’accepte d’être inscrit sur les listes de nos partenaires”.

13. La collecte physique offline

Il existe de nombreux moyens de récupérer des emails en dehors d’Internet.

C’est une pratique de plus en plus acceptée et comprise.

Elle peut être imaginée pour beaucoup d’occasions :

• Les cartes de fidélité,
• Les tickets de caisse digitalisés,
• Les confirmations de réservation,
• Les applications mobiles,
• les tablettes tactiles en magasin (jeux, concours, quizz…)
• Les ateliers, clubs, cours pour adultes…

Profitez également de votre présence à des événements (salons, conférences, sponsoring…) pour collecter les adresses des visiteurs via des lecteurs de badges, des échanges de cartes de visites, des formulaires à remplir…

Elles seront ensuite intégrées facilement dans votre CRM Emailing.

Audrey : merci Anne-Sophie pour cette liste de moyens pour capturer des adresses emails pour venir alimenter votre outil d’envoi de campagnes d’emails et/ou votre CRM. Mail Next propose un compte gratuit jusqu’à 12.000 envois par mois. Alors pourquoi ne pas le tester ?

FAQ – 3 questions sur la collecte d’adresses email en toute légalité

Conclusion sur l’obtention du consentement RGPD

Tous ces points montrent que votre stratégie d’acquisition de prospects sur Internet ne doit pas être prise à la légère.

Si vous avez des doutes sur votre conformité au RGPD, posez-vous ces 2 questions :

• Est-ce clair ?
• Est-ce juste ?

Ces questions même basiques garantissent que votre marketing est éthique et conforme, en particulier sur le consentement RGPD.

L’une des meilleures façons de faire croître votre base de contacts consiste à décrire clairement ce que vos futurs abonnés recevront en échange de leur adresse email.

Indiquez-leur qu’ils seront parmi les premiers à recevoir vos offres et promotions, vos derniers articles…

Éloignez-vous des listes de contacts achetées ou aspirées.

Préférez plutôt utiliser une solution d’email professionnelle à haute délivrabilité, travailler avec soin vos formulaires d’inscription et surveiller vos indicateurs de performances de vos campagnes d’Email Marketing.

Pas de panique, heureusement, Internet fourmille de bon outils développés par des experts qui vous guident pour respecter les contraintes imposées par le RGPD.

Comment procédez-vous pour demander le consentement RGPD tout en engrangeant de nombreuses adresses emails pour vos campagnes d’Email Marketing ?