Emailing : 9 façons d’éviter le dossier Spam

L’Email Marketing est le moyen le plus simple et surtout le plus efficace pour communiquer avec vos prospects et clients.

En effet, l’e-mailing est imbattable vis-à-vis du Retour sur investissement (ROI) avec un rendement de 40 pour 1 (source Leadfox).

C’est pourquoi ce levier du Marketing Digital est très populaire.

83 % des responsables marketing B2B qui intègrent des newsletters dans leur boîte à outils digitale (source Content Marketing Institute).

Les chiffres ne mentent pas.

Plus de 347,3 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour (source Oberlo).

Et ce nombre augmente régulièrement.

Évidemment ce nombre totalise tout type d’emails, pas que des mails issus de campagnes Marketing.

Mais quand même…

Ooops, Laurent me met en garde :

En tant qu’entrepreneur consciencieux, votre premier objectif est évidemment que vos messages atteignent votre public cible. Cela semble être une évidence, mais savez-vous que plus d’un quart des e-mails sont considérés comme des spams.

Ah bon… 28,5 % des mails sont considérés comme des spams… soit des milliards par jour !

Incroyable … et Laurent ne se trompe pas, comme toujours (source statista).

Effectivement, vous devez donc tout faire pour que :

• Vos emails ne se retrouvent pas parmi les courriers indésirables,
• Votre entreprise ne soit pas considérée comme un spammeur.

Heureusement, il est facile de prendre quelques précautions pour vous assurer que vos campagnes d’emailing arrivent bien dans la boîte de réception de vos destinataires et pas dans les emails indésirables.

Pourquoi les e-mails sont-ils marqués en tant que spam ?

Un spam est un courrier électronique non sollicité et non pertinent, envoyé en masse à une liste de personnes.

Par exemple, supposons que vous ayez acheté une liste d’adresses e-mail auprès d’un fournisseur. En apparence, cette liste d’adresses semble contenir des prospects potentiels pour votre entreprise.

Vous allez leur envoyer un e-mail avec une offre pertinente qu’ils ne peuvent pas refuser.

Mais comme ces personnes ne vous ont pas donné explicitement leur autorisation de les contacter, l’envoi d’un e-mail à cette liste serait alors considéré comme du spam.

Pour faire simple, un spam est un e-mail indésirable.

Quelle que soit la cause, les spams sont toujours non pertinents.

3 entités sont susceptibles de signaler votre courrier électronique comme indésirable :

• Le service de courrier électronique du destinataire,
• Votre destinataire,
• Les organisations anti-spam.

Voyons rapidement comment cela fonctionne :

1. Les services de messagerie

Chaque service de messagerie a ses propres critères pour décider de ce qui est pertinent pour ses utilisateurs.

Dans le cas d’un envoi de masse, si le service le considère comme du spam, l’ensemble des e-mails de la campagne sont dirigés dans les dossiers de spam.

2. Vos destinataires

Vos destinataires peuvent signaler vos e-mails qu’ils ne veulent plus en tant courrier indésirable.

En effet, au fil du temps, même vos abonnés les plus fidèles peuvent se désintéresser de vos courriels.

Plutôt que de modifier leurs préférences d’abonnement, ils peuvent supprimer votre e-mail sans l’ouvrir ou pire, le marquer comme spam.

3. Les organisations anti-spam

En plus des législations comme la loi CAN-SPAM aux USA ou le RGPD en Europe, les organisations anti-spam créent des pièges à spam pour repérer les spammeurs.

Ces pièges peuvent être présents dans des fichiers que vous louez ou achetez.

Si votre adresse IP est mise sur la liste noire par ces organisations, tous vos envois seront immédiatement marqués comme indésirables.

Voici comment vous pouvez vous faire considérer comme un spammeur :

• Se faire prendre par un piège inséré dans une liste que vous avez achetée,
• Trop de destinataires n’ouvrent pas ou ne cliquent pas sur vos e-mails,
• Un taux de désabonnement trop élevé. Vos destinataires ne sont pas intéressés par votre contenu ou reçoivent trop d’e-mails.

Maintenant que vous savez comment votre emailing peut être identifié comme courrier indésirable, voyons les tactiques pour empêcher que cela se produise.

9 façons d’éviter le dossier Spam pour vos campagnes d’Email Marketing

1. Choisir un système d’envoi avec un bon score de délivrabilité

Je ne parle pas d’Outlook ou Gmail qui sont des clients de messagerie.

Je parle des services d’envoi d’emailing comme Mailchimp dont l’objectif est de faciliter l’envoi et le suivi de vos campagnes d’emails.

Choisissez un fournisseur réputé pour avoir un taux de délivrabilité élevé.

Un service plus sérieux va vite voir son taux de délivrabilité chuter et ensuite être bloqués par Gmail, Yahoo!, Hotmail…

2. Bichonner votre base de contacts

Recueillir une base d’adresse e-mails prend du temps.

Mais c’est la seule façon de procéder.

Ne succombez jamais aux propositions trop alléchantes de vente ou de location de centaines de prospects soi-disant qualifiés :

• Non seulement les listes achetées ou grattées sont réputées pour fournir de mauvaises adresses qui conduisent à des taux de rebond élevés et à des listes noires,
• Mais elles ne vous aident pas réellement à développer votre entreprise.

De la même façon, n’aspirez pas les adresses e-mails sur Internet.

Non seulement, ces contacts ne vous connaissant pas, ils ont tendance à vous signaler comme spammeur.

Votre service d’envoi d’e-mail, s’il est professionnel, va le détecter et bloquer immédiatement vos envois.

Mais en plus, c’est totalement illégal.

Et ce genre de pratique peut mettre en danger votre entreprise depuis la mise en place du RGPD.

Mon conseil : construire de manière organique votre liste de courrier électronique est la seule option. Ce n’est pas le moyen le plus simple ni le plus rapide, mais c’est le plus efficace.

Et vu les contraintes du RGPD, pour sécuriser vos données et votre activité, privilégiez le double opt-in lors du formulaire d’enregistrement.

En effet avec le double opt-in, vous savez (et vous avez des preuves) que chaque destinataire vous a donné la permission de lui envoyer des e-mails.

Note : même si les destinataires que vous ciblez sont déjà vos clients ou vos collègues ou les personnes que vous avez rencontrées lors d’un salon professionnel… N’envoyez pas d’e-mail promotionnel sans en avoir d’abord obtenu leur autorisation.

3. Surveiller le taux d’ouverture de vos campagnes

Aujourd’hui, les algorithmes de filtres anti-spam prennent aussi en compte l’engagement sur vos e-mails.

Ainsi, si les destinataires de vos e-mails les suppriment immédiatement sans les ouvrir, vous augmentez les risques d’être considéré comme un spammeur.

Ne vous inquiétez pas.

Il existe de nombreuses façons d’améliorer vos taux d’ouverture, comme :

• Personnaliser vos e-mails,
• Segmenter votre liste de contacts par secteur, par action ou par tout autre indicateur utile,
• “Humaniser” le nom de l’expéditeur,
• Rédiger des objets d’e-mail attractifs,
• Diffuser un contenu utile à vos destinataires….

Évitez aussi certains mots comme “incroyable”, “meilleur prix”, “Par chèque”… En effet, ils sont de plus en plus fréquemment considérés comme du langage de spam (source codeur).

Dernier point : n’écrivez pas le sujet de vos campagnes d’emails en MAJUSCULES.

4. Trouver la bonne fréquence d’envoi

Une autre raison très courante pour laquelle les e-mails sont envoyés (injustement) dans le dossier spam est que le destinataire a tout simplement oublié qui vous êtes.

Envoyer un e-mail une fois tous les 2 ou 3 mois n’est absolument pas conseillé.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que vos contacts vont vous oublier.

De la même manière, si vos abonnés ne reconnaissent pas l’expéditeur dans le champ “De”, ils risquent de supprimer votre message.

Ceci a pour conséquence de diminuer votre taux d’ouverture.

Pire encore, ils peuvent avoir oublié qu’ils s’étaient inscrits à votre liste d’abonnés. Ne comprenant pas pourquoi vous leur adressez votre email, ils risquent de vous signaler comme message indésirable.

Pour éviter cet effet néfaste, envoyez vos courriels assez souvent pour que vos destinataires ne vous oublient pas.

Mais attention de ne pas envoyer trop souvent, vous risquez alors d’agacer vos destinataires.

Alors, quelle est la fréquence idéale ?

Le mieux est de procéder à quelques tests pour déterminer ce qui reçoit le plus d’engagement pour chaque segment de votre liste.

Mon conseil : selon Direct Marketing Association, la majorité des entreprises envoie au moins un emailing par semaine. Et a priori, cela semble assez bien correspondre aux attentes de leurs abonnés. C’est donc un bon rythme de départ.

5. Donner le contrôle à vos destinataires

Une bonne campagne de marketing d’e-mails comporte toujours un lien de “Désabonnement” clairement identifié.

En plus, c’est obligatoire.

Ainsi, vos clients, qui ne souhaitent plus être contactés, vont pouvoir se désabonner en un clic au lieu de vous déclarer en tant que spam.

C’est jamais plaisant de perdre des contacts de votre liste, mais c’est mieux que d’avoir une réputation de spammeur.

Mon astuce : pour essayer de conserver certaines de ces personnes, proposez-leur l’option de se réabonner juste après avoir cliqué sur le lien “Se désabonner”. Et utilisez l’humour.

6. Tout est question de contenu

90 % des internautes consultent leurs e-mails tous les jours (source comarketing news).

Et ils sont ravis de lire les vôtres si vous leur proposez un contenu attrayant.

Un contenu utile et pertinent garantit la lecture de vos courriels et réduit ainsi le nombre de fois où ils sont signalés comme spam.

Mon conseil : ne les décevez jamais en négligeant la qualité de vos contenus.

Par ailleurs, surveillez le poids de vos e-mails pour éviter qu’ils soient tronqués par Gmail.

7. Personnaliser, personnaliser, personnaliser

Personnalisez vos campagnes d’e-mails pour augmenter leur efficacité et diminuer les risques d’être considéré comme un spammeur.

Aujourd’hui, la personnalisation d’un e-mail va bien plus loin que “Bonjour, [prénom]”.

La segmentation est aussi un moyen précieux de délivrer un contenu correspondant aux attentes de chacun de vos destinataires et ainsi contrôler votre taux de rebond.

Pensez à segmenter selon l’âge, le sexe, la région géographique, les centres d’intérêt… Voici 9 critères pour bien commencer.

8. Conserver un bon ratio “texte” sur “image”

Une image vaut 1000 mots.

Et je ne peux que vous conseiller d’égayer vos campagnes d’e-mails avec des images.

Mais voici quelques conseils à prendre en compte :

• Ne pas envoyer juste une image,
• Ajouter toujours plusieurs lignes de texte pour chaque image,
• Optimisez au mieux les dimensions et le poids de vos images…

9. Bannir certains types de pièces jointes

Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, regardez bien le format des fichiers. Tout dépend de l’extension.

• .jpg, .gif, .png, .zip et .pdf : vous pouvez les envoyer en toute sécurité, à condition d’inclure également du contenu textuel dans l’e-mail,
• Mais évitez à tout prix les fichiers exécutables tels que .exe ou .swf.

Des pièces jointes trop lourdes peuvent également entraîner le filtrage de votre courrier électronique en tant que spam.

Mon astuce : pour envoyer une pièce jointe volumineuse ou une pièce jointe d’un type qui peut généralement être considéré comme du spam ou déclencher des scanners de virus, envoyez plutôt un lien de téléchargement.

Comment vérifier la délivrabilité de vos campagnes

L’adresse IP chez votre fournisseur d’envoi d’emailing reçoit une note de la part des clients de messagerie comme Gmail, Outlook…

Cette note détermine l’envoi de vos emails dans le dossier de courrier indésirable ou pas.

Comment contrôler la délivrabilité de vos emails ?

Rien de plus simple. Voici quelques outils gratuits bien utiles :

• MxToolBox pour vérifier votre configuration technique : listes noires, configuration IP, systèmes d’authentification…
• Mail-tester : Votre e-mail passe toute une batterie de test (spam score, vérification des systèmes d’authentification…),
• W3C pour valider le code HTML de votre e-mail.

En plus de ces outils, créez une adresse e-mail pour chacun des fournisseurs de services Internet les plus utilisés parmi vos destinataires.

Puis ajoutez les adresses électroniques de base dans votre liste de diffusion.

Avant chaque campagne envoyée, faites un test sur ces adresses email. Puis connectez-vous sur chacun de ces comptes de messagerie pour vérifier que votre courrier électronique est bien arrivé dans votre boîte de réception !

Après chaque envoi, consultez le rapport des performances de votre campagne. Tous les services d’envoi professionnels disposent d’un indicateur de délivrabilité.

Si vous avez un souci, vérifiez bien que votre campagne suit les 7 précédents points de cet article.

Si vous avez toujours des problèmes, consultez le support de votre outil d’envoi pour trouver comment résoudre le problème.

FAQ – Comment éviter le dossier spam pour vos campagnes d’emails en 3 questions

Qu’est-ce qu’un filtre anti-spam ?

Les filtres anti-spam détectent les e-mails non sollicités, indésirables et infestés de virus. Ils les empêchent d’aller dans les boîtes de réception de vos destinataires. Les fournisseurs d’accès Internet (FAI) s’assurent ainsi qu’ils ne distribuent pas de spam.

Pourquoi les e-mails vont dans la boîte spam au lieu de la boîte de réception ?

L’une des principales raisons pour lesquelles vos e-mails sont envoyés au spam est que le filtrage du spam est devenu plus rigoureux. C’est parce que les fournisseurs de messagerie Web examinent vos niveaux d’engagement et le comportement des destinataires lorsqu’ils décident quels e-mails arrivent dans la boîte de réception.

Comment contourner les filtres anti-spam ?

Utilisez toujours un outil d’envoi d’emailing réputé, n’achetez jamais de listes de contacts et envoyez régulièrement du contenu pertinent. Enfin, évitez les phrases contenant du spam comme «cliquez ici» ou «ouvrir maintenant» ou «agir aujourd’hui» ou «offre limitée». N’utilisez pas non plus TOUTES MAJUSCULES ni trop de chiffres ou de caractères spéciaux.

Conclusion sur comment éviter le dossier Spam

Pour avec des campagnes d’emailing efficaces, vos messages doivent absolument arriver dans la boîte de réception de vos destinataires.

C’est évident, vous devez passer au travers des mailles des filtres anti-spam. En effet, même le plus beau template d’e-mail ne peut pas générer de conversions s’il tombe dans le dossier de courrier indésirable.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, suivez ces 3 points :

• Choisir un outil d’envoi d’emailing professionnel,
• Construire vos listes de contacts en demandant aux visiteurs sur votre site de s’abonner,
• Ensuite, adressez-leur régulièrement du contenu pertinent et utile à leurs yeux.

Toujours proposer une option pour se désabonner. Et s’ils vous quittent, ne soyez pas triste, vous vous êtes séparés en bons termes.

En Email Marketing, rappelez-vous toujours que l’autorisation est la clé.

Sans autorisation, vous pourriez être signalé comme un abus, que vous soyez ou non un responsable marketing confirmé.

Quels sont les autres aspects à suivre pour vos campagnes d’emailing pour mesurer l’impact sur le trafic de votre site Web et votre Chiffre d’affaires ?

Surveillez-vous votre taux de délivrabilité ? Comment procédez-vous ?