Filtres anti-spam, comment les éviter pour vos campagnes d’emailing ?

Chef d’entreprise ou spécialiste marketing, vous n’en pouvez plus de voir vos campagnes d’emailing échouer les unes après les autres ?

Pourtant, en Marketing Digital, très peu de stratégies possèdent l’efficacité de l’emailing (ou marketing par email).

Établi comme l’outil roi niveau rentabilité et retour sur investissement, l’Email Marketing est le levier potentiellement capable de faire exploser le chiffre d’affaires de n’importe quelle entreprise – à condition que la campagne soit bien menée.

Toutefois, sa réussite n’est pas de tout repos. Il arrive fréquemment qu’elle soit sabotée par l’ennemi numéro du marketing par email : le filtre anti-spam.

Rien de plus frustrant, n’est-ce pas ?

Alors comment éviter ces fameux filtres anti-spam ?

C’est la question que j’ai posée à Séverine Hierso, Director Product Marketing chez RingCentral.

C’est simple.

En appliquant quelques méthodes, vous allez, fort heureusement, contourner cet écueil.

Après avoir défini les termes et notions, nous allons vous montrer comment éviter les filtres anti-spam pour votre campagne d’emailing.

Bonne lecture !

Le marketing par e-mail : qu’est-ce que c’est ?

À l’ère du numérique et d’Internet, il paraît inconcevable aujourd’hui, pour une entreprise ambitieuse, de se passer d’une vraie stratégie de Marketing Digital.

Ce constat est d’autant plus juste depuis début 2020 avec la permacrise qui s’installe (COVID, Ukraine…).

En effet, une des conséquences flagrantes a été d’accélérer à très grande vitesse la digitalisation des entreprises.

En Europe, notamment, on estime que le nombre d’interactions digitalisées entre clients et entreprises a bondi de 71 % depuis fin 2019 (source YouSign).

L’emailing (ou Email Marketing) fait justement partie intégrante (tout comme les logiciels de visioconférence par exemple) d’une telle stratégie de communication en ligne.

Il s’agit donc d’une technique extrêmement utile pour qui souhaite atteindre sa clientèle (potentielle ou déjà acquise).

Concrètement, cela consiste à envoyer des courriels à une large liste de clients ou de prospects dans l’optique de promouvoir vos produits ou services.

Par ailleurs, voici la définition qu’en donne Laurent :

L’emailing est une technique marketing ayant pour but de convertir des prospects en clients ou de fidéliser des clients, afin de les transformer en ambassadeur.

Particulièrement efficace (surtout en matière de rendement et de retour sur investissement) et appréciée, cette technique comporte néanmoins un piège majeur : les pièges anti-spam.

Mais qu’est-ce que c’est que le spam exactement ?

Le spam (également connu sous le nom de courrier indésirable, ou pourriel) est un message électronique envoyé en masse à des personnes ne l’ayant ni sollicité, ni donné leur accord pour le recevoir.

En règle générale, il a pour objectif de faire de la promotion, de diffuser des malwares ou de tenter de faire du phishing.

Un certain nombre de caractéristiques permettent de reconnaître assez facilement un message de spam.

On peut citer, notamment :

• Une grammaire médiocre, un niveau d’orthographe ridicule,
• Un expéditeur anonyme,
• Un contenu trop riche, indigeste (excès d’images, de couleurs…),
• Des pièces jointes non pertinentes, voire suspectes,
• Le fait, évidemment, que ce message ne soit pas sollicité…

Ainsi, si votre campagne d’emailing est entachée par certains de ses défauts, cela accroît la probabilité que vos courriels terminent dans la catégorie spam de vos clients.

Mais d’autres raisons peuvent expliquer ce résultat.

Pourquoi est-ce que vos e-mails finissent dans le dossier spam ?

Comme nous l’avons déjà dit, un spam est un courrier indésirable, non sollicité. Ainsi, lorsqu’un message électronique atterrit dans une boîte mail sans avoir été voulu, et sans que l’utilisateur ait donné son accord, il est courant qu’il soit signalé en tant que spam.

Même s’il s’agit d’un contenu de qualité !

C’est pourquoi assurez-vous toujours de recueillir le consentement d’un client avant de lui envoyer votre email de promotion ou vos newsletters.

Dans le cas contraire, 3 entités différentes peuvent entrer en action, et signaler votre message comme étant du spam :

• Le service de messagerie de votre destinataire,
• Votre destinataire lui-même,
• Ou des solutions anti-spam.

Pensez-y !

Pourquoi éviter absolument d’être classé en tant que spam ?

Les FAI ou fournisseurs d’accès à Internet font de l’excellent travail dans la détection et le bannissement des spammeurs.

Mais cet engagement extrême dans la lutte contre les arnaqueurs peut parfois causer des dommages collatéraux. D’honnêtes entrepreneurs peuvent se retrouver pénalisés, juste à cause de petites erreurs.

Les conséquences sont dramatiques pour leur stratégie marketing. Non seulement leurs messages électroniques n’atteignent pas leurs destinataires, mais en plus leur réputation se trouve fortement entachée.

Pour éviter que cela ne se produise, votre équipe Marketing doit être prévoyante et avoir toutes les connaissances requises afin de contourner ces filtres anti-spam.

Une étude de ReturnPath montre que, sur le nombre total d’e-mails envoyés par de véritables entreprises, seuls 79 % atteignent la boîte de réception du destinataire.

Pour information, les experts en Marketing Digital appellent ce pourcentage le taux de délivrabilité.

7 conseils pour éviter les filtres anti-spam pour votre campagne d’emailing

Entrons maintenant dans le vif du sujet avec 7 conseils pour éviter les filtres anti-spam pour votre campagne d’emailing et atteindre vos objectifs.

1. N’utilisez pas d’adresse IP dynamique

Une IP dynamique est une adresse utilisée par 2 ou plusieurs personnes simultanément, par exemple lorsqu’elles utilisent le même fournisseur d’accès ou la même connexion Wi-Fi locale (au travail ou dans un café).

Si vous vous servez d’une IP précédemment utilisée à des fins douteuses, votre propre réputation pâtira de la réputation attribuée à cette IP.

Et comme vous le savez, une réputation salie accroît de façon significative la probabilité d’être signalé comme spammeur.

C’est pourquoi vous devez absolument disposer d’une adresse IP dédiée si vous voulez être considéré comme fiable. Une adresse IP dédiée est une adresse IP unique associée à un compte d’hébergement défini. Vous êtes le seul à y avoir accès !

2. Portez une attention particulière au nom d’expéditeur

Il est fréquent de ne pas faire suffisamment attention au nom d’expéditeur.

Ce dernier est pourtant crucial. En effet, c’est grâce à lui que votre client est en mesure (ou non) de vous identifier.

Ainsi, avec une adresse email comportant votre nom (ou celui de votre entreprise), les destinataires de votre message électronique vous reconnaissent facilement et rapidement. Cela participe également à les rassurer.

L’utilisation du nom d’une personne dans le marketing par courrier électronique est en général une bonne stratégie.

Tout d’abord, cela humanise votre communication, et indique à votre interlocuteur qu’il n’est pas la cible d’une campagne malveillante à grande échelle.

Rendez-le reconnaissable en incluant votre nom complet ou le nom de la société pour laquelle vous travaillez (par exemple, Elina de la société X, Louis chez #audreytips…).

Ensuite, cela rassure aussi les filtres anti-spam qui sont attentifs au nom de l’expéditeur. La technologie anti-spam recueille des informations sur la source du courrier, comme le nom de domaine ou l’adresse IP. Les changements trop fréquents de sources ou d’adresses sont considérés louches, et votre mail… est donc plus susceptible d’être marqué comme un spam.

Ainsi, si vous tenez vraiment à ce que votre message finisse dans la boîte de réception du destinataire, évitez de modifier trop fréquemment l’adresse source ou votre nom d’expéditeur. Évitez également d’utiliser des noms d’expéditeurs comme noreply@votreentreprise.com, ou pire 9496504444ma@votreentreprise.com

3. Procédez à des tests avant envoi

Avant de diffuser une campagne de marketing par courriel, il est toujours très judicieux de tester vos messages avant de les envoyer à votre clientèle ou à vos abonnés.

Vérifiez sa qualité (grammaire, orthographe, compatibilité mobile…) et sa pertinence. De nombreux outils sont disponibles pour tester les emails – le meilleur d’entre tous étant probablement Mail-Tester.

Malheureusement, il n’y a pas de formule exacte garantissant que votre e-mail atterrisse dans la boîte de réception, et non dans les courriers indésirables.

Mais, en prêtant attention aux critères mentionnés ci-dessus, vous réalisez une campagne publicitaire d’exception. En outre, ces facteurs évitent votre adresse IP, votre réputation et votre domaine contre toute mise sur liste noire.

4. Faites attention à l’objet de votre message électronique et à son contenu pour éviter les filtres anti-spam

L’objet d’un courriel – son sujet – est l’une des parties les plus importantes lorsque vous entamez une campagne d’emailing.

Un bon objet contribue à donner une bonne première impression (tout le monde sait à quel point elle est importante !) et suscite le clic.

Mais un objet qui n’est pas suffisamment clair peut créer de la confusion et se retrouver pris dans les filets des filtres anti-spam. Évitez aussi les termes tels que “gratuit”, “vente”, “affaires”…

Idem pour le contenu.

En plus de la qualité de langue qui se doit d’être irréprochable, certaines expressions ou certains mots-clés sont à bannir de toute urgence. Par exemple, n’incluez jamais, au cœur de votre email, des phrases comme “devenez riche facilement” – et autres joyeusetés typiques des escrocs du Web.

De la même façon, essayez d’éviter d’insérer des éléments Flash ou vidéo dans vos e-mails.

Si vous les insérez et qu’ils ne s’affichent pas ou ne fonctionnent pas correctement, cela donnera une mauvaise impression à vos clients. Cela suffit à nuire à votre réputation et à rendre indésirable votre courrier.

Enfin, sachez qu’un contenu trop lourd incitera Google à “tronquer” votre email, ce que vous devez à tout prix éviter.

5. Vérifiez que vous n’êtes pas blacklisté

Comme nous l’avons déjà dit, le fait d’utiliser une adresse IP ayant une mauvaise réputation rend vos courriels infiniment plus susceptibles de finir dans les mails indésirables. Ainsi, votre adresse IP affecte directement le taux de recevabilité de vos e-mails.

Pour éviter un tel désagrément, vérifiez si votre adresse IP est oui ou non blacklistée, en utilisant des outils comme MxToolBox ou Mon-ip.net.

Pensez également à opter pour des serveurs de messagerie électronique fiables, et à vous tenir à l’écart des autres. Ces derniers sont généralement bloqués par des serveurs de messagerie réputés comme Yahoo Mail, Gmail ou Hotmail.

6. Permettez aux récepteurs de se désabonner

Chacun devrait être aussi libre de pouvoir se désabonner d’un contenu qu’il ne souhaite pas lire.

Donnez toujours à votre client l’option de se désinscrire – que ce soit par le biais d’un courriel (ce qui est préférable pour les messages sortants) ou d’un lien de désinscription (messages entrants).

Par ailleurs, il convient de signaler que vous êtes légalement tenu de fournir un lien de désinscription dans le contenu de votre mail.

Cela fait partie des nombreuses obligations auxquelles vous devez vous conformer sous peine de sanctions par la CNIL.

7. Conformez-vous aux législations en place

Eh oui, comme nous venons de le dire, une campagne d’emailing est soumise à un certain nombre de règles.

Voici, par exemple, celles du CAN-SPAM Act, l’une des principales réglementations en vigueur :

• Ne pas envoyer d’e-mails par le biais de relais ouverts,
• Inclure un lien de désabonnement au bas de l’e-mail,
• Ne pas écrire un en-tête sans lien avec le contenu du message,
• Inclure au moins une phrase dans le courriel. Il ne doit pas être nul.

Le CAN-SPAM Act n’est qu’une des principales réglementations.

En France, votre campagne devra également se montrer conforme au RGPD si, d’une part, vous ne souhaitez pas d’ennuis, et de l’autre, si vous ne tenez pas à ce qu’elle soit considérée comme du spam.

audrey : merci Séverine pour ces conseils très pratiques sur comment ne pas tomber dans le piège des filtres anti-spam. Je me permets d’ajouter que en envoyant régulièrement des campagens à votre base de contacts, ceux-ci sont moins susceptibles de vous signaler comme spammeur et donc de nuire à votre réputation d’expéditeur.

FAQ – 3 questions courantes sur les filtres anti-spam

Conclusion – Montrez-vous digne de confiance !

Pour résumer, un certain nombre de critères sont à prendre en compte lorsque l’on veut réussir sa campagne d’Email Marketing et éviter les filtres anti-spam.

Certains d’entre eux sont d’ordre technique : veiller à écrire dans un Français correct, faire attention à la construction du template, à ses images, au format de ses vidéos…

2 aspects fondamentaux à retenir, également, c’est que rien ne vaut l’honnêteté – une qualité indispensable pour tout bon leader – et qu’il vaut mieux prévenir que guérir.

En d’autres termes, soyez réglo, fiable et vous serez considérés comme tel.

L’emailing est une stratégie marketing rigoureusement encadrée et soumise à un certain nombre de règles. Renseignez-vous, aidez-vous des outils qui sont mis à votre disposition et lancez-vous.

Avec tout ça, vous avez toutes les clés en main afin de mener avec succès une brillante campagne d’emailing.

Comment faites-vous pour passer au travers des filtres anti-spam ?