Workflows HubSpot : le guide complet pour automatiser vos actions CRM

Vous perdez encore du temps à envoyer des e-mails ou à assigner des tâches manuellement ?

Pourtant, avec HubSpot CRM, ces actions s’automatisent en quelques clics grâce aux workflows.

En plus, cette fonctionnalité va bien au-delà du gain de temps. Elle structure vos processus, fiabilise vos données et libère vos équipes des tâches répétitives.

Curieuse d’en savoir plus, j’ai posé la question à Laurent :

Les workflows automatisent plusieurs actions commerciales et marketing, comme l’envoi d’e-mails ou l’attribution de transactions. Ils améliorent la productivité des équipes et leur efficacité dans l’acquisition, la conversion et la fidélisation des clients.

Et une fois encore, il a raison.

Selon Ideagency, près de 3 entreprises sur 4 ont augmenté leurs conversions grâce à l’automatisation marketing.

Envie d’automatiser certaines tâches pour améliorer votre productivité ?

Découvrons ensemble comment créer des workflows efficaces sur HubSpot CRM pour automatiser vos actions clés.

Qu’est-ce qu’un workflow HubSpot ?

Un workflow HubSpot est un processus automatisé qui exécute une série d’actions dès qu’une condition est remplie.

C’est l’un des outils phares du CRM HubSpot pour gagner du temps et assurer la cohérence de vos opérations marketing, commerciales ou de support.

Concrètement, un workflow peut :

• Envoyer automatiquement un e-mail de bienvenue après une inscription,
• Mettre à jour les informations d’un contact quand il interagit avec votre site,
• Créer une tâche pour un commercial quand une transaction passe à une nouvelle étape…

1. Les objets dans HubSpot

Dans HubSpot, un objet correspond à un type de données géré par le CRM (contacts, entreprises, transactions, tickets, devis…).

Chaque objet regroupe des fiches ; c’est-à-dire les enregistrements qui contiennent les informations associées à ce type de données.

• L’objet Contacts rassemble les fiches des personnes avec lesquelles votre entreprise interagit.
• L’objet Transactions regroupe les fiches décrivant les opportunités commerciales ou ventes en cours.
• L’objet Tickets contient l’ensemble des fiches des demandes adressées au support client.

2. Les composants d’un workflow HubSpot

Un workflow HubSpot s’applique toujours à un objet, et se compose de 3 éléments :

• Fiches. Ce sont les enregistrements présents dans chacun des objets (contact, entreprise, transaction, ticket).
• Critères d’inscription. Ils déterminent quand et pour qui le workflow démarre. HubSpot propose quatre types de critères d’inscription, à choisir selon votre objectif :
  • Événement. L’inscription se fait après une action précise, comme la soumission d’un formulaire ou une interaction avec une publicité. Par exemple, un contact remplit le formulaire “Demande de devis”, il est automatiquement ajouté au workflow d’envoi du devis.
  • Filtres. L’inscription ne se fait que si la fiche répond à une certaine combinaison de conditions (jusqu’à 250). Par exemple, seuls les clients situés à Paris avec un score supérieur à 50 entrent dans le workflow de relance commerciale.
  • Webhook. L’inscription est déclenchée par une donnée reçue depuis une autre application connectée à HubSpot. Par exemple, lorsqu’un client effectue une commande sur votre site, le webhook active le processus de validation de l’achat.
  • Calendrier. Les inscriptions sont planifiées à une date ou une heure précise. Par exemple, chaque lundi matin à 10 h, les nouveaux contacts de la semaine précédente sont ajoutés au workflow de suivi post-inscription.

• Actions. Elles sont exécutées automatiquement par HubSpot (envoyer un e-mail, modifier une propriété, créer un rappel…).

En résumé, un workflow HubSpot agit comme un moteur d’automatisation. Dès qu’une fiche du CRM répond à des critères précis, il exécute les actions définies.

Mon conseil : consultez la démo du CRM HubSpot pour vous familiariser avec l’éditeur.

Accédez à une démo de HubSpot CRM !

Par quoi commencer pour créer un workflow sur HubSpot CRM ?

Vous souhaitez créer un workflow HubSpot ?

Avant de commencer, identifiez les données que vous gérez le plus souvent dans votre activité (contacts, devis, tickets…).

Par exemple :

• Votre équipe commerciale automatise surtout les transactions et devis,
• Le support client privilégie les tickets et feedbacks,
• Une entreprise SaaS se concentrera sur les abonnements et factures…

Cette préparation facilite la configuration et la maintenance de votre workflow HubSpot.

Ensuite, pour créer un workflow, depuis le tableau de bord HubSpot :

• Ouvrez “Automatisation”, puis “Workflows”.
• Sélectionnez “Créer un workflow” dans la partie supérieure droite de la page.

À cette étape, 2 options s’offrent à vous :

• Utiliser un modèle existant pour gagner du temps,
• Ou partir de zéro pour une configuration entièrement personnalisée.

Voyons comment procéder dans chaque situation.

1. Configurer un workflow HubSpot à partir d’un modèle existant

Parcourez la bibliothèque HubSpot et choisissez le modèle de workflow le plus adapté à votre objectif.

Pour affiner votre recherche :

• Utilisez les filtres dans la barre latérale gauche,
• Ou saisissez un mot-clé dans la barre de recherche en haut à droite.

Mon conseil : avant de valider, ouvrez “Aperçu” pour vérifier :

• Les ressources à créer (e-mails, formulaires, contacts…),
• Les critères d’inscription du workflow,
• Et les actions automatisées prévues.

Ainsi, vous êtes sûr de choisir un modèle parfaitement aligné sur vos objectifs.

2. Créer un workflow HubSpot personnalisé sans modèle

En cliquant sur “À partir de zéro”, vous accédez à l’éditeur du workflow HubSpot.

Choisissez ensuite le type d’objet à automatiser et définissez les critères d’inscription correspondants.

Définir les critères d’inscription d’un workflow HubSpot

Sur HubSpot, les critères s’ajustent manuellement ou avec l’aide de Breeze, l’intelligence artificielle intégrée au CRM.

Depuis l’éditeur du workflow HubSpot, dans le panneau de gauche :

• Sélectionnez “Déclencher l’inscription pour [objet]”, puis précisez manuellement les conditions à remplir.
• Ou sélectionnez “Utiliser l’IA”, décrivez le filtre souhaité, cliquez sur “Générer un déclencheur”, puis sur “Conserver le critère d’inscription” pour valider.

Mes conseils :

• Testez plusieurs critères pour créer un déclenchement précis et éviter que des fiches non pertinentes rejoignent le workflow.
• Combinez l’IA et les filtres manuels pour gagner du temps, tout en conservant le contrôle sur vos conditions d’inscription.

Notes :

• Si ce n’est pas encore le cas, activez Breeze dans les paramètres de votre compte. Cochez bien l’option “Données du CRM” pour générer des résultats pertinents à partir de vos données client.
• Si vous disposez des droits de super administrateur, vous pouvez inscrire manuellement des fiches dans un workflow HubSpot, sans utiliser de déclencheur automatique. C’est pratique pour tester un workflow ou lancer une action ciblée sur un petit groupe de contacts.

Définir des actions d’un workflow sur HubSpot

Une fois vos critères définis, ajoutez les actions que le workflow doit exécuter.

HubSpot propose un large choix d’actions selon votre abonnement :

• Créer une tâche,
• Gérer les abonnements à une communication,
• Définir le statut de contact marketing,
• Envoyer une notification sur Slack,
• Envoyer un e-mail de notification…

Là encore, vous disposez de 2 façons pour définir une action : manuellement ou à l’aide de l’intelligence artificielle Breeze. Tout se configure depuis le panneau latéral de l’éditeur.

Note : certaines actions disposent aussi de variables utiles pour la personnalisation et l’automatisation des contenus.

Par exemple, insérez automatiquement des noms de vos contacts dans vos e-mails ou devis :

• Cliquez sur le champ correspondant aux données d’une action, après l’avoir sélectionné dans l’éditeur de workflow,
• Puis sur « Modifier les données disponibles » dans « Sélectionner une variable de données ».

Découvrez les fonctionnalités du CRM HubSpot !

Comment paramétrer les réinscriptions et les désinscriptions d’un workflow HubSpot ?

Par défaut, une fiche n’est inscrite qu’une seule fois dans un workflow. Dans certains cas, il est utile d’autoriser sa réinscription lorsqu’elle répond de nouveau aux critères.

Par exemple, un contact télécharge un livre blanc et entre dans un workflow d’e-mails. Quelques semaines plus tard, il télécharge à nouveau ce contenu, sa réinscription automatique relance alors la séquence.

Pour activer cette option, ouvrez l’onglet “Paramètres” dans le panneau latéral de l’éditeur, cliquez sur “Réinscription”. Puis précisez les conditions à appliquer.

Votre workflow a atteint son objectif et vous souhaitez désinscrire des fiches d’informations ?

Par exemple, un contact entre dans un workflow de relance après un devis envoyé. Dès qu’il signe le devis et passe au statut client, il ne répond plus aux critères. HubSpot le désinscrit automatiquement pour éviter qu’il reçoive des e-mails de relance inutiles.

Pour configurer cette option, depuis l’onglet “Paramètres”, accédez à la section “Désinscrire si les contacts répondent aux conditions suivantes” :

• Ajouter une liste de fiches à désinscrire,
• Retirer automatiquement les contacts une fois l’objectif du workflow atteint,
• Supprimer ceux qui ne remplissent plus les critères d’inscription.

Comment vérifier et activer un workflow sur HubSpot ?

Vous avez fini de paramétrer votre workflow sur HubSpot CRM ?

Avant d’activer votre workflow, servez-vous de la fonction “Vérifier et publier” afin de contrôler les inscriptions et les actions configurées.

Vous accédez aux détails de votre workflow dans le panneau de droite.

Dans cette section, vous avez 2 options :

• Inscrire immédiatement les fiches d’informations qui respectent les critères de déclenchement.
• Inscrire les fiches d’informations uniquement après l’activation du workflow.

Une fois votre choix effectué, passez à l’étape d’activation :

• Cliquez sur « Suivant » pour consulter d’autres informations (Temps et Notifications et Connexions) ou sur « Ignorer pour procéder à l’activation.
• Cliquez sur « Modifier » pour donner un nom et une description à votre workflow. Si vous ignorez cette étape, vous laissez l’intelligence artificielle générer automatiquement les informations.
• Cliquez sur « Activer le workflow ».

FAQ – 4 questions récurrentes sur la création de workflows sur HubSpot CRM

Vous hésitez sur la façon de structurer vos workflows HubSpot ou d’automatiser vos actions CRM ? Réservez un créneau dans mon agenda. Après 45 minutes, vous repartez avec une vision claire et des pistes concrètes pour gagner du temps chaque semaine.

Conclusion sur la création de workflows sur HubSpot CRM

HubSpot CRM dispose d’outils puissants pour automatiser différentes tâches.

Ils vous sont utiles pour améliorer l’efficacité de vos collaborateurs, acquérir de nouveaux clients et les fidéliser.

L’éditeur de workflows du logiciel propose des fonctionnalités pour :

• Définir manuellement et facilement les critères d’inscription de vos fiches d’informations, ainsi que les actions à réaliser.
• Déterminer les critères de réinscription et de désinscription de vos fiches.

Pour gagner du temps, utilisez Breeze. Cette intelligence artificielle générative sait réaliser ces différentes opérations en quelques clics.

Vous savez désormais créer et configurer un workflow HubSpot efficace. Avant de quitter cet article, prenez quelques minutes pour passer à l’action :

• Identifiez une tâche répétitive dans votre activité (relance de devis, e-mail de bienvenue, mise à jour de contacts).
• Créez un premier workflow simple dans HubSpot pour automatiser cette action.
• Testez-le sur un petit groupe de contacts pour vérifier le bon enchaînement.
• Activez ensuite la réinscription ou la désinscription selon vos besoins.
• Analysez les résultats (temps gagné, taux d’ouverture, conversion) pour améliorer vos prochains workflows.

En suivant ces étapes, chaque processus manuel devient une routine automatisée, plus fluide et plus performante.

Commencez petit… et laissez HubSpot travailler pour vous. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous développez efficacement votre activité avec les outils de création de workflows HubSpot.

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Et vous, avez-vous déjà mis en place un workflow HubSpot ? Quelles automatisations vous font le plus gagner de temps ?