HubSpot CRM : comment automatiser vos e-mails et relances efficacement

Vous passez encore des heures à relancer vos prospects ou à programmer manuellement vos e-mails ?

Ce n’est un secret pour personne. L’automatisation est un levier de croissance majeur pour toute entreprise.

Elle libère du temps, réduit les erreurs et garantit un suivi plus fluide de chaque contact. Cette automatisation marketing améliore aussi la cohérence de vos communications. Elle fluidifie votre relation client et libère du temps pour ce qui compte vraiment : le suivi, la conversion et la fidélisation.

Laurent me l’a confirmé :

Vous économiserez du temps et de l’argent avec l’automatisation. Toutefois, il est important de choisir les bons outils pour une efficacité optimale.

Et il a raison. Selon PR Newswire, 73 % des entreprises ont augmenté leurs dépenses d’automatisation en 2025.

C’est la preuve que le sujet est devenu incontournable pour améliorer l’efficacité commerciale et marketing.

Mais attention, cette efficacité ne vient pas d’une recette miracle. Tout repose sur une stratégie claire et un outil d’automatisation marketing fiable.

C’est là qu’intervient HubSpot CRM pour automatiser facilement vos e-mails et relances à l’aide de workflows et de séquences.

Découvrons ensemble comment tirer parti de ces fonctionnalités pour gagner en efficacité et renforcer vos relations clients.

Workflows et séquences HubSpot CRM : quelle différence ?

Sur HubSpot, vous disposez de workflows et de séquences pour construire une automatisation marketing complète et gérer vos relances commerciales.

Qu’est-ce qui les différencie ?

• Les workflows concernent surtout le marketing. En effet, ils gèrent des scénarios automatiques à grande échelle : inscription à une newsletter, téléchargement d’un livre blanc, nurturing de prospects…
• Les séquences s’adressent davantage aux équipes commerciales. Elles servent à suivre et à relancer individuellement des contacts via des e-mails personnalisés.

Autrement dit :

• Un Workflow automatise vos e-mails à grande échelle,
• Une Séquence personnalise vos relances individuelles tout en conservant un ton humain et cohérent avec votre démarche commerciale.

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Comment utiliser les workflows pour automatiser des e-mails ?

Imaginez qu’un prospect télécharge un livre blanc depuis votre site.

Un workflow HubSpot enclenche alors automatiquement une série d’actions :

• Un e-mail de remerciement immédiat,
• Un e-mail de suivi 3 jours plus tard pour proposer une démo personnalisée,
• Puis une notification interne pour qu’un commercial prenne contact si le message a été ouvert.

Tout se déroule sans intervention manuelle.

Ce n’est qu’un exemple, vous pouvez aussi créer un workflow pour :

• Automatiser les tâches de suivi de vos e-mails marketing,
• Envoyer un e-mail de bienvenue aux contacts qui remplissent un formulaire,
• Diffuser via email des enquêtes ou sondages à vos clients dans le but d’améliorer votre offre…

HubSpot propose de nombreux modèles dans la bibliothèque de workflows, prêts à personnaliser selon vos besoins.

Selon que vous partez d’un email existant ou d’un scénario complet, 2 options s’offrent à vous pour créer des e-mails automatisés :

• Depuis l’outil d’e-mail marketing. Vous disposez déjà d’un e-mail et souhaitez l’intégrer dans un petit workflow lié à une action précise.
• Depuis l’éditeur de workflows. Vous concevez un workflow complet dans lequel vous créez directement les e-mails à y insérer.

Note : les workflows sont disponibles avec le ou les abonnements Marketing Hub (Pro, Enterprise) et Sales Hub (Pro, Enterprise).

1. Créer un workflow simple avec l’outil d’e-mail marketing

Vous avez déjà un e-mail prêt à l’envoi et vous souhaitez qu’il parte automatiquement lorsqu’une action spécifique se produit ?

C’est ici que l’outil d’e-mail marketing entre en jeu. Voici les étapes à suivre :

• Rendez-vous dans « Marketing > E-mail » et cliquez sur « Créer un e-mail ».
• Dans l’éditeur d’e-mails, cliquez sur l’onglet « Automatiser », puis sur « Créer ce workflow » ou « Créer un nouveau workflow ».
• Si vous choisissez ce dernier, sélectionnez un critère d’inscription : un évènement ou une condition associée à cet e-mail.
• Ajoutez des actions via l’icône “addplus” : envoyer des e-mails marketing, des notifications internes, ajouter des délais…
• Cliquez enfin sur “Enregistrer” pour lancer le workflow selon les critères choisis.

Les critères d’inscription servent à déterminer automatiquement quels contacts entrent dans un workflow.

Autrement dit, quand une condition est remplie, le scénario démarre.

Voici quelques exemples courants :

• Le contact remplit un formulaire d’inscription,
• Il ouvre un e-mail ou clique sur un lien,
• Il visite une page de votre site,
• Il atteint un score de lead spécifique,
• Ou encore, il change de statut dans le CRM (par ex. devient “MQL”)…

Vous pouvez même combiner plusieurs critères (avec des “et” et des “ou”) pour créer des scénarios complexes.

Découvrez le module Email Marketing de HubSpot !

2. Créer un e-mail automatisé depuis l’éditeur de workflows

Vous souhaitez aller plus loin et créer un scénario complet qui combine plusieurs actions automatisées ?

Dans ce cas, utilisez l’éditeur de workflows, l’outil central du Marketing Hub pour concevoir une véritable automatisation marketing étape par étape.

Avec cet outil, les étapes à suivre sont toutes aussi simples :

• Une fois connecté à votre compte HubSpot, accédez à « Automatisation > Workflows ».
• Cliquez sur « Créer ce workflow » ou « Créer un nouveau workflow ».
• Ajoutez une action de workflow.
• Ensuite, dans la section « Communications », sélectionnez « Envoyer un e-mail ».
• Après avoir cliqué sur le menu déroulant « E-mail automatisé », sélectionnez « Créer un nouvel e-mail » et choisissez un modèle.
• Modifiez et configurez votre courrier électronique dans l’éditeur.
• Enfin, cliquez sur « Réviser et publier » situé en haut à droite.

Comment utiliser les séquences pour automatiser des relances commerciales ?

Les workflows s’occupent donc du volet marketing. Passons maintenant au versant commercial avec les séquences, conçues pour automatiser vos relances de manière personnalisée.

Imaginez, vous avez échangé avec un prospect lors d’un salon professionnel.

Plutôt que d’envoyer des e-mails un par un, créez une séquence HubSpot dédiée :

• Un premier e-mail de remerciement dès son ajout dans votre CRM,
• Un second message quelques jours plus tard avec un contenu utile (étude de cas, guide…),
• Puis une relance douce pour proposer un rendez-vous.

Chaque message s’envoie automatiquement selon le rythme défini, sans jamais oublier un contact.

C’est la garantie d’un suivi personnalisé, régulier et professionnel, même sur un volume important de leads.

Pour créer des séquences à l’aide de modèles d’e-mails :

• Connectez votre boîte e-mail à HubSpot.
• Rendez-vous dans la section « Automatisation > Séquences ».
• Créez une séquence à partir de zéro ou sélectionnez un modèle de séquence préconçu.
• Nommez votre séquence en cliquant sur l’icône Crayon “edit”.
• Pour finir, configurez les délais de chaque action et activez la séquence.

Note : les séquences sont disponibles dans les abonnements payants Hub Sales (Pro ou Entreprise). Techniquement, votre compte utilisateur HubSpot doit être connecté à votre adresse e-mail.

Pourquoi automatiser vos e-mails et relances avec HubSpot CRM ?

En automatisant vos e-mails et relances avec HubSpot CRM, vous gagnez du temps dans des process qui sont souvent chronophages et récurrents.

C’est une solution efficace pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

1. Gain de temps et efficacité améliorée

Utilisez le CRM HubSpot pour gagner du temps et en efficacité.

Ce logiciel de gestion de la relation client vous aide à :

• Automatiser les tâches répétitives, comme l’envoi d’e-mails de bienvenue après une inscription.
• Créer des campagnes emailing qui seront envoyées automatiquement à vos contacts à des moments précis.
• Planifier et déclencher des e-mails automatiques en réponse à des actions spécifiques, comme l’abandon d’un panier.
• Mettre en place des campagnes de maturation de prospects pour les convertir en clients, à l’aide de workflows d’e-mails.
• Gérer des campagnes complexes et des séquences d’e-mails personnalisées pour des milliers de contacts.
• Optimisez la productivité de votre équipe en la recentrant sur des tâches plus stratégiques.

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2. Amélioration de la relation client

Améliorez la relation client en automatisant les e-mails et relances avec le logiciel HubSpot.

L’automatisation est une stratégie efficace pour :

• Fidéliser vos clients via des messages réguliers,
• Vous assurer qu’aucun prospect ou client ne soit oublié,
• Ne pas perdre une opportunité par manque de réactivité,
• Améliorer l’expérience client globale,
• Tenir informé vos clients sur vos nouveaux services, produits, contenus, ou encore des événements à venir.

3. Optimisation de la performance de votre entreprise

Automatiser ces process chronophages avec HubSpot CRM contribue forcément à optimiser vos performances commerciales et marketing.

Vous avez la possibilité de :

• Mieux utiliser vos ressources internes,
• Créer et automatiser des campagnes marketing plus efficacement,
• Améliorer les taux de conversion en envoyant le bon message au bon moment à vos prospects,
• Fidéliser vos clients en interagissant avec eux régulièrement grâce à des e-mails personnalisés et automatisés.

4. Personnalisation automatisée

HubSpot va plus loin que la simple automatisation des envois.

Grâce aux jetons personnalisés, vous adaptez chaque message à votre destinataire tout en gardant un fonctionnement 100 % automatique.

Concrètement, HubSpot exploite les données de votre CRM pour insérer dynamiquement des informations dans vos e-mails marketing :

Bonjour {{ contact.firstname }}, merci d’avoir téléchargé notre guide sur {{ content.topic }}.

Chaque contact reçoit un message unique, créé automatiquement à partir de ses données, de son comportement ou du contenu qu’il a consulté.

C’est le principe même d’une automatisation marketing personnalisée : allier pertinence et gain de temps.

Note : cette personnalisation s’applique aussi bien aux workflows marketing qu’aux séquences commerciales.

FAQ – 4 questions fréquentes sur HubSpot et l’automatisation

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Conclusion sur l’automatisation des e-mails et relances avec HubSpot CRM

Le CRM de HubSpot est un outil incontournable si vous souhaitez automatiser vos e-mails et relances.

Optez pour des workflows ou des séquences, selon votre niveau d’abonnement :

• Le workflow est accessible via la formule Hub Marketing Pro ou Entreprise.
• La séquence est disponible avec une licence Hub Sales/Service Pro ou Entreprise.

Quel que soit votre choix, ces outils restent simples à prendre en main, même sans expertise technique.

Avant de vous lancer, voici une feuille de route simple pour mettre en pratique ce que vous venez de lire :

• Identifiez vos besoins. Distinguez les e-mails marketing (workflows) des relances commerciales (séquences).
• Choisissez le bon Hub. Marketing Hub pour les campagnes automatiques, Sales Hub pour les relances personnalisées.
• Créez un premier workflow simple. Par exemple, un e-mail de bienvenue envoyé après une inscription.
• Ajoutez des critères d’inscription. Définissez quand et à qui le scénario doit s’appliquer.
• Mettez en place une séquence de relance. Testez un enchaînement d’e-mails commerciaux pour vos prospects récents.
• Personnalisez avec les jetons HubSpot : prénom, entreprise, contenu téléchargé… chaque détail compte pour une relation plus humaine.
• Analysez les résultats : taux d’ouverture, clics, réponses. Ajustez et améliorez vos workflows au fil du temps.

Mon conseil : commencez petit, testez, ajustez, puis automatisez davantage une fois les bases solides.

Alors, à vous de jouer. créez votre premier workflow HubSpot dès aujourd’hui et observez la différence.

Soyez-en sûr, en mettant en place une stratégie d’automation avec HubSpot, vous sortez gagnant à tous les coups.

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Et vous, comment utilisez-vous HubSpot au quotidien ? Plutôt workflow marketing ou séquence commerciale ?