Migrer vers HubSpot CRM, c’est bien plus qu’un simple transfert de données.
Il s’agit souvent de passer d’un outil limité à une plateforme complète qui centralise vos ventes, votre marketing et votre service client dans un même espace.
Votre CRM actuel montre ses limites ?
Dans ce cas, adoptez HubSpot : une solution intuitive et évolutive, conçue pour fluidifier vos processus internes et simplifier la gestion de vos données.
Laurent le résume bien :
Migrer vers HubSpot CRM, ce n’est pas seulement changer d’outil. C’est repenser toute votre organisation autour d’un système plus intelligent et plus performant.
Et il a raison.
Selon HubSpot, 89 % des utilisateurs constatent une nette amélioration de leur productivité après migration.
Mais avant d’en profiter, encore faut-il transférer vos données sans erreurs.
Voici les étapes clés pour réussir votre migration vers HubSpot CRM, sans perte d’informations, ni mauvaise surprise.
Table des matières
Les planifications nécessaires avant la migration vers HubSpot CRM
Transférer vos données vers HubSpot demande une préparation minutieuse.
Pour une migration fluide et sans erreurs, suivez ces étapes :
- Nettoyez au préalable vos données existantes,
- Définissez et créez les propriétés personnalisées souhaitées dans HubSpot CRM,
- Importez un échantillon pour tester le processus avant le transfert complet. En procédant ainsi, vous anticipez et corrigez d’éventuels problèmes avant la migration finale.
1. Nettoyage des données existantes
Faites le tri, classez les informations à conserver et celles à supprimer.
Retirez les contacts inutiles, ainsi que toutes les informations dont vous n’aurez plus besoin.
Assurez-vous que les données importées soient propres et optimisées.
Pour cela, vérifiez s’il y a :
- Des informations obsolètes,
- Des doublons,
- Des valeurs manquantes…
2. Création de propriétés personnalisées dans HubSpot
Si vous avez des propriétés dans vos objets, créez-les au préalable sur HubSpot. Il ne crée pas automatiquement les propriétés manquantes.
Pour rappel, le logiciel HubSpot est basé sur 4 objets standards :
- Les contacts : informations des personnes avec lesquelles vous interagissez (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone)
- Les entreprises : informations sur les sociétés dans lesquelles travaillent vos contacts (nom, domaine, secteur d’activité, chiffre d’affaires…)
- Les transactions : informations sur les opportunités commerciales ou les ventes en cours (nom du gestionnaire, montant de la vente, date de conclusion estimée, statut…)
- Les tickets : informations sur les interactions avec le service client (source, statut, priorité, délai de fermeture…)
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Rassurez-vous !
Il n’est pas nécessaire d’avoir les 4 pour commencer à migrer vos données.
Une fois vos propriétés personnalisées créées, pensez aussi à :
- Standardiser les formats,
- Configurer les pipelines de vente,
- Définir les segments clients,
- Mettre en place les workflows.
Rappel : pour que chaque donnée soit placée au bon endroit, cartographiez vos champs CRM avec la structure HubSpot avant la migration.
3. Import d’un échantillon avant le transfert intégral des datas
Importez un échantillon de données en guise de test afin de vérifier :
- La bonne configuration du processus de migration,
- Les éventuels problèmes de compatibilité des données entre HubSpot et votre CRM actuel,
- Les erreurs de mise en forme…
De plus, vous verrez concrètement comment vos informations s’affichent une fois importées.
Une fois le test réussi, importez le reste de vos données. Au besoin, ajustez le processus si nécessaire pour garantir une migration fluide et sans faille.
Mon conseil : importez vos données par petits lots pour limiter les risques d’erreur.
Quelle méthode utiliser pour transférer vos data vers HubSpot CRM ?
Une fois les données nettoyées et mappées, place à la migration proprement dite.
Plusieurs méthodes sont disponibles, en fonction du type de données importées, de leur volume et de vos ressources internes.
1. Import de fichier dans HubSpot : simple et économique
C’est probablement l’option la moins technique et la plus rapide.
Cet outil d’importation natif de HubSpot est surtout adapté pour les fiches d’informations, comme :
- Contacts,
- Entreprises,
- Offres,
- Billets…
Bref, les données de petite taille (ou moyenne) avec des personnalisations minimales.
Les tâches ou interactions (appels, e-mails, notes) ne sont donc pas incluses.
Note : tous les fichiers importés dans HubSpot doivent compter une seule feuille et être au format .csv, .xlsx ou .xls.
2. HubSpot API : option la plus technique
HubSpot API est sans conteste la meilleure approche si :
- Votre CRM actuel est hautement personnalisé,
- Vous prévoyez de migrer des datas volumineuses et complexes.
Cette option autorise aussi l’importation de tous les types de données, mais elle requiert certaines compétences techniques.
3. Service de consulting technique HubSpot : une solution sur mesure et personnalisée
Vous recherchez une solution sur mesure et personnalisée ?
Contactez directement un consultant technique HubSpot pour les migrations ou les imports complexes.
Le consultant peut intervenir pour migrer la totalité de vos données.
Si vous choisissez cette option, il y a toutefois des coûts associés. Pour un transfert vers HubSpot, prévoyez plusieurs milliers d’euros.
Note : l’assistant technique HubSpot peut être contacté par téléphone ou intervenir sur site pour assurer une configuration complète.
4. Applications de migration tierces : pour les migrations plus complexes
Vous pouvez vous tourner vers les sociétés spécialisées dans la migration de données CRM, à l’instar de MigrateMyCRM ou SyncMatters.
Ces plateformes simplifient généralement le processus et proposent des migrations de test et des assistants de configuration.
Cependant, elles ne gèrent pas toujours l’ensemble des objets, et évidemment, des coûts supplémentaires sont à prévoir.
Par quoi commencer pour migrer des données vers HubSpot CRM ?
Planifiez soigneusement cette étape : elle garantit une migration réussie, sans erreur ni perte de données.
Pour ce faire, suivez bien ce processus :
- Commencez par les données de base. Importez en premier lieu tous les objets standards cités un peu plus haut. La règle ? Chaque fichier doit être mappé correctement à sa propriété HubSpot correspondante.
- Ensuite, importez les données d’activités comme les appels, les e-mails, les notes, les réunions et les tâches. Elles doivent être traitées en second, car elles sont liées aux fiches de contacts ou d’entreprises.
- Enfin, transférez les propriétés, notes ou balises personnalisées. Si elles ne peuvent pas être importées nativement sur HubSpot, utilisez une API pour les extraire.
Très important, surveillez étroitement le processus en consultant le tableau de bord des importations.
En cas d’erreur, supprimez les fiches concernées, puis relancez l’importation.
Que faire après la migration des données ?
Une fois toutes vos données transférées vers HubSpot CRM, effectuez quelques contrôles :
- Vérifiez vos données après importation pour vous assurer que tout a bien été transféré.
- Validez les champs et les propriétés personnalisées.
- Vérifiez les performances du système. Testez les workflows, les pipelines de vente et intégrations tierces.
- Optimisez votre configuration CRM.
- Rassurez et formez chaque département à l’utilisation du nouveau CRM.
- Assurez-vous que le CRM HubSpot soit bien adopté par chaque équipe.
- Évaluez l’avant/après en matière de productivité et de qualité des données.
Mon conseil : impliquez vos équipes dès le départ et expliquez-leur clairement les objectifs ainsi que les bénéfices du nouveau CRM.
FAQ – 4 questions fréquentes sur la migration CRM vers HubSpot
Faut-il nettoyer les données avant la migration du CRM ?
Oui, éliminez les erreurs, les incohérences et les doublons avant de migrer vos données. Elles doivent être propres et bien structurées pour être exploitées efficacement une fois la migration effectuée.
Est-ce facile de migrer des données vers HubSpot CRM ?
Oui, à condition de bien planifier la migration. Organisez et préparez vos données, établissez un plan d’implantation détaillé et suivez chaque étape pour garantir une migration réussie, sans perte de données.
Quels CRM pouvez-vous connecter ou migrer vers HubSpot ?
Vous pouvez migrer vos données vers HubSpot depuis la plupart des CRM du marché, comme Zoho, Pipedrive ou Salesforce.
Quelle est la durée moyenne d’un projet de migration vers HubSpot ?
Comptez entre 4 et 8 semaines selon le volume de données, les intégrations à prévoir et la complexité des workflows. Importez toujours un échantillon avant la migration complète pour valider le processus.
Vous envisagez de migrer votre CRM vers HubSpot ? Réservez votre créneau de 45 minutes et repartez avec un plan clair et adapté à votre entreprise.
Conclusion sur la migration de données vers HubSpot CRM
Migrer vos données vers ce logiciel tout-en-un exige une planification rigoureuse.
Mais le jeu en vaut la chandelle. En effet, selon 6minded, certains clients HubSpot enregistrent jusqu’à +107 % de leads en six mois.
Voici les points essentiels à prendre en compte :
- Nettoyez au préalable les données existantes,
- Importez un échantillon avant la migration complète,
- Importez les objets standards avant les données d’activités,
- Vérifiez que la migration s’est bien déroulée.
Un point également important : impliquez tôt et formez vos équipes marketing, sales et support au nouveau CRM.
Mais aussi et surtout, nommez une équipe dédiée pour assurer le succès de l’opération, avant, pendant et après la migration.
L’objectif est de réduire au maximum les erreurs et la perte de données, tout en assurant la continuité de vos opérations commerciales.
Les données ont été transférées avec succès ?
N’oubliez pas de configurer les paramètres essentiels et d’utiliser les fonctionnalités clés pour exploiter pleinement le potentiel de la plateforme HubSpot.
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Et vous, avez-vous franchi le pas vers HubSpot CRM ? Partagez vos retours d’expérience en commentaires.
