HubSpot CRM : Contacts, Entreprises, Transactions

J’utilise maintenant HubSpot CRM, avec Laurent et Mathieu, depuis quelques temps. Et je dois dire que je ne regrette pas mon choix.

Avez-vous déjà oublié un appel téléphonique avec un prospect ? Déjà passé 10 minutes à retrouver les coordonnées ou l’email d’un client ? Si oui, il faut vraiment passer votre entreprise à l’ère du CRM !

Voici ce qu’en pense Laurent :

C’est une évidence pour moi. Dès qu’une entreprise commence à avoir plusieurs clients, un CRM est obligatoire. Quel gain de temps et quelle économie de stress. Ce n’est pas toujours neutre au niveau du prix. Mais heureusement chez #audreytips nous avons choisi un outil CRM qui propose une version 100% gratuite ! Utiliser un tel outil CRM est bien sûr une façon de conquérir de nouveaux clients mais c’est aussi prendre du plaisir au travail. Car rien de pire que stresser lorsqu’on a loupé un RDV téléphonique avec un prospect important !

Et oui, HubSpot propose bien un CRM gratuit.

Mon objectif aujourd’hui est de continuer à vous faire gagner du temps sur les aspects techniques de l’utilisation de votre CRM.

Je vais tout simplement vous montrer comment l’utiliser pour stocker vos contacts prospects ou clients, ainsi que leurs entreprises et les transactions (ou opportunités commerciales).

C’est comme toujours un article assez pratique et didactique. Vous n’avez qu’à suivre le guide pour reproduire ces différentes étapes dans votre propre version de HubSpot !

Posons le contexte de l’histoire, tout d’abord !

Tout au fil de ce parcours, je vais prendre un exemple fictif, qui s’inspire de la cible de clientèle que nous avons chez #audreytips.

Notre client fictif s’appelle Pierre qui a eu la chance d’avoir droit à son persona parmi nos 2 exemples.

Pierre, pour rappel, est fondateur et gérant de son entreprise de conseil en management.

D’après le persona proposé, Pierre a 47 ans, vit et travaille à Paris. Son entreprise a « tout à faire » pour se faire connaître sur Internet.

Admettons maintenant que Mathieu a très bien fait son travail de business developer et a réussi à engager une conversation avec Pierre. Grâce à une démarche de Social Selling sur LinkedIn par exemple.

Pierre et Mathieu ont échangé des messages LinkedIn puis se sont parlés au téléphone.

Mathieu souhaite à présent capitaliser les informations commerciales relatives à ces échanges…C’est à ce moment que HubSpot entre en jeu !

Voyons maintenant, étape par étape, ce que Mathieu peut faire avec HubSpot.

Les Fonctionnalités HubSpot : Créer une Entreprise (Prospect) dans HubSpot et alimenter ses informations

Commençons par la première étape logique : intégrer les informations sur l’entreprise du prospect dans HubSpot.

Cliquez d’abord sur le lien « Entreprises » dans le menu supérieur de HubSpot :

La liste des entreprises s’affiche. Elle est évidemment vide si vous débutez avec votre CRM.

Au-delà de la liste, plusieurs liens sont intéressants :

• Une zone de recherche parmi les entreprises déjà intégrées (utile lorsque vous en aurez des centaines ou des milliers !),
• Un lien pour personnaliser l’affichage de la liste,
• Un autre pour importer des entreprises à partir d’un fichier Excel ou autre,
• Et enfin, le bouton orange « Créer une entreprise », à droite :

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un encart à droite apparaît, dans lequel vous renseignez les infos de l’entreprise :

Et voici ce que cela donne, avec les informations de notre prospect, Pierre.

L’utilisateur actuellement connecté (ici Mathieu) devient propriétaire de cette entreprise. Mais vous pouvez très bien assigner une entreprise à une autre personne de votre équipe.

En bas de page, HubSpot facilite grandement les choses pour :

• Directement enregistrer l’entreprise et visualiser sa fiche,
• Ou enregistrer celle-ci et en ajouter une autre dans la foulée. Option idéale pour ajouter plein d’entreprises les unes après les autres !

Et voilà, les informations de base de l’entreprise sont ajoutées.

Découvrir la fiche Entreprise dans HubSpot

L’entreprise de notre prospect Pierre est maintenant créée… Mais sa fiche est quasiment vide.

Heureusement, HubSpot nous offre plein de possibilités !

Voyez à quoi ressemble la fiche-type d’une entreprise ci-dessous :

Première chose à noter, vous pouvez cliquer sur « Actions », pour :

• Lancer une recherche sur Google et trouver des informations sur l’entreprise via ce moteur de recherche,
• Fusionner cette entreprise avec une autre, déjà présente dans le CRM, si vous l’avez ajoutée par erreur,
• Ou carrément la supprimer si vous ne souhaitez pas la conserver :

Enfin, parmi les « macro informations » sur l’entreprise, vous avez moyen d’en saisir plein à ce niveau :

Le chiffre d’affaires annuel, le nombre d’employés, l’adresse postale, le secteur d’activité, etc.

Les Fonctionnalités d’interaction avec l’entreprise sous HubSpot

OK, l’entreprise du prospect est créée.

Maintenant, voyons quelles actions nous proposent HubSpot sur cette entreprise !

Voyez cet exemple ci-dessous, qui montre les 6 actions possibles :

• Ajouter une note à l’entreprise, comme je l’ai fait ci-dessous, pour indiquer une information commerciale sur les échanges en cours,
• Envoyer un email,
• Lancer un appel téléphonique (ceci n’est pas possible avec la version gratuite),
• Consigner l’activité,
• Créer une tâche commerciale à réaliser,
• Ou planifier un RDV.

Ajouter une note à une entreprise

Cette première action consiste à ajouter un commentaire.

Il est également possible d’associer :

• Un ou plusieurs contacts,
• Une autre entreprise,
• Une transaction commerciale…

Enfin, il est également possible d’attacher un fichier joint.

C’est très complet !

Envoyer un email via HubSpot

Comme vous le voyez ci-dessous, il est également possible d’envoyer directement des emails via votre interface HubSpot.

Je ne vais pas rentrer ici dans les détails techniques d’implémentation de l’intégration de votre email, mais sachez que c’est possible avec :

• Gmail,
• Office 365,
• Et tout email professionnel tournant avec le protocole IMAP.

Si vous avez besoin d’aide plus précisément sur cette mise en place, n’hésitez pas à :

• Faire appel à votre informaticien,
• Consulter l’aide en ligne de HubSpot au sujet de l’intégration email.

Créer une tâche commerciale dans HubSpot

Chez #audreytips, nous accompagnons les entrepreneurs en Marketing Digital.

Imaginons dans notre exemple que Mathieu agit comme commercial et qu’il a convaincu Pierre, le prospect, de travailler avec nous.

Il note alors, dans HubSpot, une tâche qui consiste à envoyer le contrat d’abonnement et l’offre officielle par email :

Vous remarquez que vous pouvez ajouter dans cette tâche :

• Une date d’échéance,
• D’autres contacts,
• D’autres transactions associées,
• Un fichier joint,
• Etc.

Après avoir validé (en cliquant sur « Enregistrer une tâche »), cliquez maintenant dans le menu supérieur sur « Tâches » pour visualiser la liste des tâches à réaliser !

Gérer ses Contacts prospects dans HubSpot

Il est possible de créer un contact directement, en cliquant sur Contacts dans le menu de navigation puis sur « Créer un nouveau contact ».

Mais je trouve cela plus pertinent de le faire à partir de la fiche de l’entreprise, après avoir créé l’entreprise.

Créer un Contact dans Hubspot

Reprenons notre exemple. Allez sur la fiche d’entreprise de Pierre pour trouver ceci :

Pour l’instant, aucun contact est associé à l’entreprise « Pierre SAS ». Pour cela, cliquez sur « Ajouter contact ».

L’écran qui s’affiche demande tout d’abord l’email de la personne. HubSpot recherche sur cette adresse email existe dans votre base, et vous propose de cliquer sur « Créer un nouveau contact » si elle n’existe pas. De cette manière, vous évitez d’avoir des doublons qui sont une plaie à gérer dans un CRM.

Cliquez sur « Enregistrer » pour ensuite compléter le nom, prénom et l’intitulé du poste de la personne :

Notez qu’HubSpot fait à nouveau bien les choses. Il est possible de :

• Soit créer le contact et aboutir directement à sa fiche contact,
• Soit enregistrer le contact et en créer un autre dans la foulée.

Sur le même sujet : Inbound Marketing, entonnoir de conversion et intention utilisateur

La fiche Contact dans Hubspot

Voici à quoi ressemble une fiche contact dans ce CRM.

Vous trouvez à gauche les informations principales du contact et en haut les mêmes fonctionnalités que pour une entreprise :

• Ajouter une note,
• Envoyer un email,
• Appeler,
• Consigner l’activité,
• Créer une tâche,
• Et planifier un RDV.

Notez dans la zone « A propos » que HubSpot propose une fonctionnalité intéressante : définir la phase du cycle de vie du client.

HubSpot propose des valeurs par défaut, qui me semblent intéressantes, les voici :

• Abonné,
• Lead,
• Lead qualifié par le marketing (ou les commerciaux),
• Opportunité,
• Client,
• Client promoteur (c’est-à-dire un client devenu « ambassadeur » de votre marque),
• Autre.

Toutes ces possibilités couvrent a priori les besoins de votre entreprise !

Créer une transaction (ou opportunité commerciale)

Dans d’autres CRMs, on parle plutôt d’opportunités commerciales. Dans sa traduction française, HubSpot les appellent “transaction”.

Quoi qu’il en soit, c’est également assez descriptif. Cela signifie qu’une transaction financière existe avec ce prospect ou client, ou au moins que l’on essaie qu’il y en ait une 🙂

Sur la page entreprise, cliquez sur « Créer une transaction » pour ajouter une transaction :

Saisissez alors les informations détaillées de la transaction, en particulier :

• La phase de la transaction (contrat envoyé, prospect perdu, prospect gagné, etc.),
• La quantité (ou le montant en Euros),
• La date de fermeture de la transaction,
• Et le contact dans l’entreprise lié à cette transaction.

Après validation, voici à quoi ressemble la transaction dans HubSpot.

L’avantage de ce système est de pouvoir consulter la vision globale de votre activité commerciale d’un seul coup d’oeil si toutes les transactions ont bien été insérées dans le CRM.

Si vous voulez d’autres informations sur HubSpot, pour aller plus loin, voici les autres outils qu’on peut « brancher » dans HubSpot (WordPress en fait partie !), rédigé par Alice Talaga.

Pour Conclure sur ce Parcours des Fonctionnalités de Base de HubSpot

Le sujet de cet article est le CRM HubSpot et plus spécifiquement comment ajouter et suivre les entreprises (et leurs contacts) que vous ciblez commercialement.

Vous avez vu aussi comment créer une transaction commerciale et paramétrer différents aspects des fiches entreprises et contacts.

Pour moi, le CRM est l’une des briques de base pour être efficace dans sa commercialisation. Mais ce n’est pas le seul. D’ailleurs, je vous ai déjà concocté une liste de 10 outils dédiés au Marketing Digital.

Et vous, qu’en pensez-vous ? Quel est votre CRM ? Si vous n’en avez pas, réfléchissez-vous maintenant à en utiliser un dans votre entreprise ? La parole est libre sur #audreytips et la zone des commentaires ci-dessous est faite pour vous !