Paramétrer votre compte HubSpot pour plus d’efficacité

Si vous êtes comme la plupart des entrepreneurs que je rencontre, vous aimez gagner du temps sur les aspects techniques de votre activité.

Surtout, si ces aspects techniques sont liés à des outils qui ne sont pas votre coeur de métier.

Et dans cette catégorie il y a votre CRM. Avec ce type d’outil, vous suivez toute votre activité commerciale :

• La liste de vos prospects,
• Les appels téléphoniques à passer,
• Et toutes les relations avec vos clients.

Comme vous le savez, le CRM que nous avons retenu est HubSpot.

Aujourd’hui, je vous parle de quelques astuces pour bien paramétrer votre compte HubSpot pour gagner du temps au quotidien. Et qui dit gagner du temps, dit aussi prendre plus de plaisir au travail !

Voici ce que Laurent m’a dit ce midi :

Je passe beaucoup à optimiser tous les processus et outils de notre activité. HubSpot fait partie des outils centraux dans notre démarche commerciale. Il est très utile de montrer à tes lecteurs comment s’en servir plus efficacement !

Bonne idée Laurent. Je m’y mets de ce pas.

Bon, au cas où, si vous hésitez encore à vous équiper de HubSpot, voici 2 articles pour vous convaincre :

1. Le mien, où je compare 4 solutions de CRM du marché,
2. Celui de Christian Neff, le fondateur de Markentive qui vous décrit l’intérêt de HubSpot pour votre entreprise.

Pour ceux d’entre vous qui ne maîtrisent pas encore Hubspot, apprenez d’abord les 3 notions de base : les contacts, les entreprises, les transactions.

Comment Paramétrer vos Transactions dans HubSpot ?

Commençons tout d’abord par les transactions.

Il s’agit, comme son nom l’indique, d’un contrat entre votre prospect ou client. HubSpot propose des intitulés de transactions, en anglais, qui ne sont pas forcément adaptées à votre entreprise.

Mais il est facile de les modifier pour les faire refléter vos propres besoins.

Accéder aux paramétrages des transactions

Pour cela, cliquez sur « Paramètres » dans le menu de navigation, en haut à droite.

Voici l’écran sur lequel vous arrivez dans lequel vous invite à cliquer sur « Transactions » :

A partir de cette page, vous accédez à des écrans pour ajouter, enlever ou modifier les champs disponibles sur une fiche de Transaction.

En-dessous, vous voyez vos « Pipeline ». C’est vos flux commerciaux. En version gratuite, vous n’avez le droit qu’à un seul Pipeline, mais vous pouvez quand même le configurer selon vos habitudes :

Le mien s’appelle « Sales Pipeline » (Flux commercial) dans lequel il y a 7 phases.

Modifier les phases des transactions et leurs intitulés

Cliquez dans l’écran ci-dessus sur « Modifier » pour modifier ces phases et leurs intitulés :

Pour chaque phase, modifiez le nom et le mettre en français.

Je vous encourage à bien réfléchir à ces intitulés afin qu’ils correspondent au mieux à votre processus commercial et de prospection.

Pour chaque phase, indiquez également le taux de probabilité de réussite. Le taux de conclusion est la probabilité que le prospect signe et devienne votre client !

Après avoir fait les modifications sur toutes les phases, cliquez sur « Enregistrer » en bas de page :

Si vous avez décidé, comme moi, de supprimer une phase, alors qu’il y avait déjà une transaction ouverte présente dans cette phase, n’oubliez pas alors de la déplacer vers la phase appropriée :

J’ai choisi de déplacer la transaction vers ma phase « Call réalisé », et je clique ensuite sur le bouton rouge « Déplacer les transactions » :

Enfin, comme indiqué plus haut, indiquez le taux de conclusion attendu pour chaque phase.

Pour#audreytips, les phases commerciales créées sont les suivantes, visibles dans ce tableau récapitulatif :

• Call prévu,
• Call réalisé,
• Envoi contrat,
• Contrat gagné,
• Contrat perdu.

Voici une première configuration pour vous faire gagner du temps sur votre processus commercial.

Configurer votre Email sur Hubspot

Une deuxième action pour avoir un gain de temps important au quotidien consiste à intégrer votre compte email avec votre compte HubSpot.

Concrètement, vous allez pouvoir envoyer les emails à vos contacts directement à partir de votre CRM.

Comment brancher votre compte email sur Hubspot ?

Le processus est relativement simple.

• Cliquez tout d’abord sur votre photo dans le menu de navigation de HubSpot, puis sur “Paramètres”.
• Enfin, cliquez sur “Intégrations” puis sur “Intégrations d’e-mails” :

Cliquez ensuite sur “Connecter une boîte de réception” :

HubSpot vous propose alors plusieurs fournisseurs de messagerie :

Pour cet exemple, je me connecte mon compte Google/Gmail :

Cliquez sur “Se connecter à la messagerie”. Puis dans l’écran suivant, acceptez les conditions d’utilisation de cette intégration email :

Il ne vous reste plus qu’à “Accepter et se connecter à Google”. L’étape suivante consiste tout simplement à sélectionner votre compte Google.

C’est terminé : votre compte Google/gmail est maintenant connecté à HubSpot :

Maintenant, vous pouvez :

• Envoyer vos emails depuis HubSpot,
• Les associer automatiquement à vos contacts,
• Partager ces informations au sein de votre équipe…

Bref, bénéficier totalement des avantages du partage d’informations commerciales via ce CRM !

Intégration avec votre logiciel de messagerie (hors Google)

Note : pour ceux d’entre vous qui travaillent avec un logiciel de messagerie (type Outlook), Hubspot a prévu des plugins pour vous faciliter la vie également.

Dans les paramètres, vus précédemment, vous trouvez d’autres intégrations proposées par HubSpot :

Il existe une extension pour Gmail et une autre pour Outlook

A l’aide des liens visibles ci-dessus, téléchargez puis installez celle pour Outlook.

Une fois installée, voici l’intégration de l’outil dans Outlook :

Lorsque vous êtes en train de rédiger un email, l’intégration HubSpot est bien visible :

Comme vous le voyez, il est possible de réaliser toute une série d’actions sur votre CRM, directement à partir d’Outlook :

• Tracer l’email de l’interlocuteur dans Hubspot,
• Utiliser des templates d’emails,
• Prévoir des rendez-vous,
• Intégrer des documents issus de HubSpot,
• Et plein d’autres choses !

Configurer et personnaliser vos listes de contacts, entreprises, transactions …

Mais ce n’est pas fini.

Lorsque vous utilisez HubSpot régulièrement, il y a des informations dont vous avez besoin, d’un coup d’oeil.

Choisir soigneusement les informations commerciales pertinentes pour vous

Chez #audreytips, il est important de savoir si vous disposez d’un site sous WordPress.

En effet, nous sommes spécialistes du Marketing Digital. Mais nous préférons travailler avec des clients qui utilisent WordPress. Cela fait même partie des critères de notre persona !

Pourquoi ? Car nous sommes bien plus efficaces et utiles à nos clients s’ils utilisent un outil qu’on maîtrise de A à Z.

Visualiser cette information dans la liste des entreprises dans notre CRM est donc importante pour nous.

Mais dans votre entreprise, quelles sont les informations vraiment primordiales pour travailler rapidement ?

Peut-être est-ce la localisation géographique, le domaine d’activité, ou encore la taille de l’entreprise ?

Prenez le temps de soigneusement choisir ces informations importantes pour le développement commercial de votre entreprise. Puis mettez-les en avant dans votre CRM. Cela vous aide au quotidien.

Et voici comment !

Modifier les colonnes par défaut affichées dans HubSpot

Voyons comment procéder sur la liste des contacts. Mais sachez que les mêmes opérations sont possibles pour les entreprises, les transactions, les tâches, etc.

Dans le menu supérieur de HubSpot, cliquez sur « Contacts » pour arriver sur la liste de vos contacts (prospects et clients) :

J’ai flouté les informations de la liste pour protéger la vie privée et les données personnelles de mes contacts 🙂

Il s’agit de bonnes pratiques habituelles à mettre en place avec la nouvelle régulation RGPD qui s’applique en Europe.

Tout en haut à droite, vous voyez le bouton « Personnaliser » :

Cliquez alors sur « Modifier les colonnes » et une fenêtre popup s’affiche :

Dans cette fenêtre popup, il y a 2 listes :

• A gauche avec l’ensemble des informations (des champs) disponibles pour affichage en colonne dans la liste des contacts,
• A droite les informations déjà présentes en colonne dans la liste des contacts.

Si vous cliquez sur « Chiffre d’affaires annuel » par exemple, dans la colonne de gauche, elle apparaît immédiatement dans celle de droite :

Cliquez sur « Enregistrer » pour prendre en compte cet ajout ou bien sur la petite croix, indiquée par une flèche rouge ci-dessus, si vous souhaitez annuler cette modification.

Et voilà, c’est tout simple.

Ajouter ou enlever des colonnes d’affichage dans les listes dans HubSpot est ultra rapide. Ainsi, vous disposez dans vos listes des informations dont vous avez besoin au quotidien !

Paramétrer vos notifications HubSpot, pour ne retenir que celles dont vous avez besoin !

HubSpot peut vous envoyer de nombreuses informations utiles, par notification email.

C’est pourquoi, le dernier paramétrage à vous présenter concerne ces notifications email.

Cliquez tout d’abord en haut à droite dans le menu, puis sur « Profil et préférences » :

Vous arrivez sur une page dédiée, dans laquelle je vous invite à cliquer sur « Notifications » :

Cliquez sur l’une des rubriques, par exemple « Rappel ». De là, vous choisissez pour chaque notification si vous souhaitez la recevoir ou pas.

La plupart des notifications sont envoyées uniquement par email. Par contre, le rappel de tâches peut être aussi envoyé sur votre smartphone si vous avez évidemment installé l’application HubSpot !

Et voici la liste des alertes et notifications à paramétrer :

• Lorsque quelqu’un consulte un document,
• Lorsqu’on vous attribue : une entreprise, une tâche, un contact ou une transaction,
• Lorsque votre tableau de bord est prêt à être exporté,
• Ou lorsqu’un import a été finalisé,
• Lorsqu’on vous mentionne (en ajoutant votre nom précédé de @ : @Mathieu par exemple) sur une entreprise, une tâche, un contact, une transaction ou sur le tableau de bord,
• Un rappel des tâches à effectuer,
• Lorsqu’un formulaire de contact est validé,
• Ou encore lorsqu’une transaction que vous suivez est modifiée.

Toutes ces notifications et alertes ne sont pas nécessairement utiles pour vous.

Mais, passez un peu de temps pour choisir celles qui vous paraissent utile dans votre propre activité professionnelle !

Pour conclure sur le paramétrage de HubSpot

Comme vous l’avez constaté dans cet article, de nombreuses fonctionnalités peuvent être configurées selon vos désirs dans votre CRM HubSpot.

Que ce soit :

• Les intitulés des transactions, le nombre de phases et le taux de probabilité de « conclure » commercialement,
• La visibilité d’informations qui s’affichent dans les colonnes des listes de contacts, d’entreprises, etc
• Les notifications et alertes par email, selon les étapes de votre pipeline.

Bien les paramétrer vous fait gagner un temps incroyable chaque jour.

Si vous êtes en train d’optimiser vos actions commerciales, poursuivez par mon article sur le Social Selling Index de LinkedIn : un excellent outil pour mesurer vos performances sur ce réseau professionnel.

Utilisez-vous HubSpot ? Ou un autre CRM ? Aviez-vous pensé à le paramétrer de manière à bénéficier du meilleur de ses fonctionnalités ? Dites-nous tout ci-dessous !