Vous voulez gagner du temps dans la rédaction de vos articles de blog ?

Pourquoi ne pas utiliser Google Docs ?

Cet outil vous offre le moyen le plus simple de :

  • Formater votre contenu,
  • Le partager avec des collaborateurs,
  • Et même le transférer immédiatement sur le CMS que vous utilisez.

En plus, selon Laurent :

Vous pouvez améliorer considérablement votre productivité avec Google Docs, grâce notamment à sa simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités collaboratives en temps réel.

C’est sûr, ce logiciel de traitement de texte de Google possède d’indéniables atouts !

Ce n’est d’ailleurs pas sans surprise s’il a plus de 2 milliards d’utilisateurs à travers le monde actuellement.

Eh oui, les 2 milliards d’utilisateurs ont été atteints en 2020 (source Presse Citron) !

Comment améliorer votre productivité en utilisant Google Docs ?

Comment améliorer votre productivité en utilisant Google Docs ?

Quelques conseils de base pour améliorer votre productivité

Pour améliorer votre productivité :

  • Assurez-vous de toujours rester concentré,
  • N’hésitez pas à concevoir un modèle de blog,
  • Et utilisez le mode hors ligne quand cela est nécessaire.

Restez concentré

Quels que soient l’outil que vous utilisez et le type d’article que vous rédigez, vous devez rester concentré pour être productif.

Pour cela :

  • Éliminez les distractions. Fermez les autres onglets, mettez votre téléphone en mode silencieux, oubliez momentanément vos réseaux sociaux,
  • Supprimez le travail inutile. Maîtrisez le clavier. Apprenez à taper plus vite et servez-vous des raccourcis clavier au lieu d’utiliser la souris.

N’hésitez pas à expérimenter différentes méthodes de travail pour optimiser votre productivité.

Moi, par exemple, j’ai besoin de boire plusieurs cafés le matin et à partir de midi, j’ai ma bouteille d’Evian à côté de moi. Souvent, j’écoute de la musique en rédigeant et je suis plus productive en fin d’après-midi.

Concevez un modèle pour vos articles de blog

Concevoir un modèle pour vos articles de blog va vous faciliter grandement la tâche.

Google Docs propose une galerie de modèles pour les CV, les lettres… mais rien pour les articles de blog. Alors n’hésitez pas à concevoir votre propre modèle.

La plupart des articles de blog sont composés de :

  • Un titre,
  • Des sous-titres,
  • De paragraphes,
  • Et d’une conclusion…

Chez #audreytips, nous avons créé notre propre modèle.

Ce n’est rien de très extraordinaire, mais juste de la mise en page pour assurer la lisibilité des articles, et quelques consignes de rédaction, de mise en page et un checklist sur le SEO On-page.

Configurez le mode hors ligne

Avec ou sans connexion et où que vous soyez (à bord d’un avion, dans un train, sur la plage…), vous pouvez travailler sur Google Docs grâce au mode hors ligne.

Pour activer le mode hors ligne :

  • Accédez à la page d’accueil de Google Docs,
  • Cliquez sur le bouton “Menu” situé sur le côté gauche,
  • Puis, cliquez sur « Paramètres »,
  • Pour finir, activez le mode hors ligne.

Récupérez l’extension Chrome si vous avez besoin de la télécharger.

Voilà, vous pouvez ouvrir et modifier vos documents à tout moment, même sans Wifi !

12 fonctions et raccourcis clavier à connaître pour gagner du temps sur Google Docs

12 fonctions et raccourcis clavier à connaître pour gagner du temps sur Google Docs

Pour rédiger plus rapidement un article de blog sur Google Docs, prendre du plaisir au travail et gagner du temps sur les aspects techniques, mieux vaut utiliser les raccourcis clavier.

Voici quelques raccourcis à absolument connaître pour gagner du temps dans la rédaction de vos articles.

Remarque : j’ai décrit les raccourcis sur Windows. DAns la plupart des cas, sur Mac, remplacez la touche CTRL par la pomme ⌘.

Note : j’ai volontairement ignoré le copier-coller (CTRL + C et CTRL +V), ainsi que le Annuler (CTRL + Z) et le Rétablir (CTRL + Y). En effet, je suppose que vous les connaissez déjà.

1. Alignement du texte et des images

Alignement du texte et des images

Je suis habituée à aligner les images au centre de la page, de même que certains textes que je souhaite mettre en avant.

Bien que les icônes d’alignement soient visibles directement dans la barre d’outils de Google Docs, l’utilisation du clavier est probablement le moyen le plus rapide pour aligner vos images au centre de la page, à gauche ou à droite.

Voici ce que vous devez faire :

  • Centrer : CTRL + Maj + E
  • Aligner à droite : CTRL + Maj + R
  • Aligner à gauche : CTRL + Maj + L

2. Mise en retrait des blocs de texte

Mise en retrait des blocs de texte

Pour mettre en valeur un bloc de texte, par exemple une citation, n’hésitez pas à le mettre en retrait afin qu’il se démarque.

Pour ce faire, utilisez simplement le raccourci clavier : CTRL +] ou CTRL+ [

C’est très pratique !

3. Utilisation d’une liste à puces ou liste numérotée

Utilisation d’une liste à puces ou liste numérotée

Savez-vous que les listes à puces et les listes numérotées rendent un texte beaucoup plus lisible ?

Elles ne fatiguent pas les yeux et facilitent la lecture d’un article, hautement recommandé en termes d’UX et de SEO !

Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à utiliser les raccourcis clavier :

  • Liste numérotée : CTRL + Maj + 7
  • Liste à puces : CTRL + Maj + 8

4. Mise en forme du texte

Mise en forme du texte

Le gras, l’italique et le souligné sont toujours les bienvenus dans un article de blog. Et bien entendu, ils doivent être utilisés avec parcimonie !

Pour mettre en forme votre texte, voici les raccourcis clavier dont vous avez besoin :

  • Texte en gras : CTRL + B
  • Texte en italique : CTRL + I
  • Et texte souligné : CTRL + U

S’il y a quelque chose que vous souhaitez barrer, il vous suffit d’utiliser le ALT + Maj + 5 et le tour est joué !

5. Mise en forme des titres

Mise en forme des titres

Pour la mise en forme de vos titres, voici les raccourcis adaptés :

  • Titre 1 : CTRL + Alt + 1
  • Titre 2 : CTRL + Alt + 2
  • Titre 3 : CTRL + ALT + 3…

Et ainsi de suite !

Bien entendu, les différents styles de texte sont directement accessibles depuis la barre d’outils, mais c’est moins pratique.

Note : les sous-titres structurent votre texte et rendent la lecture en mode “scan” plus efficiente. Ce sont donc des éléments essentiels pour faciliter la lecture.

6. Affichage du plan

Affichage du plan

Ce qui est intéressant avec Google Docs, c’est que vous avez la possibilité d’avoir une vue globale de votre article et de naviguer facilement vers les différentes sections.

En effet, vous pouvez voir le plan de votre contenu pendant que vous travaillez dessus. Le plan est constitué des sous-titres définis ci-dessus.

L’affichage du plan est encore plus utile si vous collaborez avec d’autres rédacteurs ou éditeurs.

Pour ce faire, accédez au menu “Affichage”, puis sélectionnez “Afficher le plan du document”. Après cela, il s’affiche automatiquement à gauche de votre texte.

Sachez qu’il y a également des raccourcis clavier pour cette opération :

  • Ctrl + Alt + A
  • Ou Ctrl + Alt + H

Pour ma part, je laisse le plan affiché en permanence. Je trouve cela beaucoup plus simple et commode.

7. Vérification de l’orthographe

Vérification de l’orthographe

Savez-vous que vous pouvez vérifier les fautes d’orthographe et les fautes grammaticales dans Google Docs ?

Voici les étapes à suivre :

  • Vous accédez au menu “Outils”,
  • Vous cliquez sur “Grammaire et orthographe”,
  • Puis sur “Vérification de l’orthographe et de la grammaire” pour faire apparaître le vérificateur d’orthographe natif à Google Docs.

Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser le raccourci suivant : CTRL + Alt + X.

8. Décompte du nombre de mots

Google Docs - Décompte du nombre de mots

Le nombre de mots est essentiel en rédaction Web. Et là encore, Google docs vous facilite la tâche.

Depuis le menu “Outils”, dans la barre des tâches, que vous trouverez la fonction destinée à compter le nombre de mots de votre article de blog.

Vous cliquez sur le “Nombre de mots” qui s’affiche juste en dessous de “Grammaire et orthographe”.

Pour aller plus vite, utilisez tout simplement le raccourci clavier CTRL + Maj + C.

Mon conseil : pour améliorer la lisibilité de vos textes, limitez les paragraphes entre 2 sous-titres à 300 mots. Il vous suffit d’utiliser le raccourci susmentionné pour compter le nombre de mots de chaque paragraphe.

9. Suivi des modifications

Suivi des modifications

Si vous souhaitez comparer la dernière version de votre document avec les anciennes versions et voir ce qui a été modifié, c’est dans le menu “Fichier” que vous devez accéder, notamment dans l’“Historique des versions”.

Ici par contre, le raccourci clavier n’est pas très pratique : CTRL + Alt + Maj + H.

Grâce à cette fonction, vous avez un accès complet à chaque version du document minute par minute. Vous savez ainsi qui a modifié quoi et quand.

En plus, vous avez la possibilité de restaurer une ancienne version.

10. Ajout d’un commentaire

Google Docs - Ajout d’un commentaire

Ajouter des commentaires peut s’avérer utile pour suggérer des corrections ou des modifications aux autres collaborateurs.

C’est en général ce que je pratique lorsque j’ai besoin d’un éclaircissement sur un paragraphe de la part d’un membre de mon équipe.

Pour ce faire, utilisez le raccourci CTRL + Alt + M.

Tous les collaborateurs reçoivent par la suite une notification, une fois votre commentaire envoyé.

11. Envoi d’un message aux collaborateurs

Envoi d’un message aux collaborateurs

Il n’y a pas de raccourci clavier pour cette fonction. Mais elle est tellement essentielle que je ne peux pas me permettre de l’oublier.

Pour demander une relecture ou avertir d’une quelconque modification, vous pouvez aussi tout simplement envoyer un email depuis Google Docs à vos collaborateurs.

Voici les étapes à suivre :

  • Cliquez sur le menu “Fichier”,
  • Accédez à la commande “E-mail”,
  • Cliquez sur “Envoyer par email aux collaborateurs”,
  • Une fenêtre s’ouvre, puis sélectionnez les emails des personnes à prévenir,
  • Rédigez votre message,
  • Et pour finir, cliquez sur “Envoyer”.

Les personnes concernées reçoivent par la suite un email avec votre message, ainsi qu’un lien pour accéder à votre document.

12. Partager

Google Doc - Partager

Un dernier point !

Pour partager un document avec vos collaborateurs, vous cliquez tout simplement sur le bouton bleu “Partager”, en haut à droite.

2 options s’offrent à vous :

  • Ajouter leur adresse email au document,
  • Ou leur envoyer le lien du document.

Pour information, quelle que soit l’option de partage choisie, vous pouvez attribuer 3 types d’accès :

  • Lecteur,
  • Commentateur,
  • Et éditeur.

Bonus : quelques raccourcis moins courants de Google Drive

Pour naviguer plus rapidement dans Google Drive, j’utilise principalement 4 raccourcis clavier que je trouve très utiles :

  • Maj + T pour créer un nouveau document,
  • Maj + P pour créer une nouvelle présentation,
  • Maj + S pour créer une nouvelle feuille de calcul,
  • Et enfin : / pour accéder à la barre de recherche de Drive.

Mon conseil : n’hésitez pas à consulter le centre d’aide de Drive si vous rencontrez un quelconque problème.

En outre, évitez d’utiliser le raccourci CTRL + W, au risque de fermer l’onglet de votre navigateur.

Si cela arrive toutefois, ne paniquez surtout pas !

En effet, Google Docs sauvegarde en temps réel les modifications. Il vous suffit de rouvrir le document pour retrouver la dernière version.

Note : pour accéder à la liste complète des raccourcis clavier dans Google Docs, appuyez sur CTRL + /.

Quels sont les modules complémentaires à installer pour augmenter votre productivité ?

Quels sont les modules complémentaires à installer pour augmenter votre productivité ?

Savez-vous que vous pouvez ajouter d’autres fonctionnalités à Google Drive en installant des modules complémentaires et augmenter votre productivité ?

Voici 4 modules complémentaires particulièrement efficaces !

1. Assistant de rédaction de SEMrush

J’utilise SEMrush SEO Writing Assistant, car c’est un outil efficace pour travailler la sémantique.

Une fois la rédaction terminée, vous saisissez votre mot-clé et SEMrush vous donne :

  • Un score SEO global,
  • Une mesure de lisibilité,
  • Des mots-clés supplémentaires à insérer.

2. Google Keep

Avec Google Keep, vous pouvez regrouper toutes vos notes. C’est un add-on intéressant à installer si vous avez tendance à prendre des notes.

3. LucidCharts Diagrams

Si vous souhaitez insérer facilement des organigrammes, des wireframes ou encore des cartes mentales directement dans votre document Google, Lucidchart est une excellente alternative.

D’ailleurs, j’en profite de vous partager leur vidéo promotionnelle qui est sans doute l’une des meilleures jamais publiée :

3 outils complémentaires à Google Docs pour le marketing de Contenu

3 outils complémentaires à Google Docs pour le marketing de Contenu

En plus des modules complémentaires de Google Docs, il existe quelques outils annexes pour améliorer votre productivité.

1. Wordable

Combien de temps vous faut-il généralement pour transférer un article de blog depuis Word vers WordPress ? Une heure, 2 h ou plus ?

En effet, pour copier un texte depuis Word, vous êtes obligé de nettoyer les caractères spéciaux qui envahissent votre code HTML. Alors vous passez par notepad mais vous perdez toute la mise en page. Vous allez devoir refaire la mise en forme du texte, les sous-titres, les liens sans parler de l’upload des images.

Wordable élimine cette phase non productive.

C’est super facile à utiliser. Wordable accède avec votre Google Drive, vous cherchez le bon Google Docs un clic sur le bouton exporter et en moins d’une minute il est transféré dans WordPress en mode brouillon.

Vous retrouvez toute votre mise en page, les liens, les images…. Et évidemment sans les caractères qui polluent votre HTML.

Wordable va vous faire gagner plus de temps que tout autre conseil de cette liste.

2. LanguageTools

LanguageTools est un correcteur orthographique et grammatical un peu plus poussé que celui de Google Docs.

En plus, il existe une extension pour Chrome. Si vous l’installez non seulement languagetools est actif dans Google Docs mais dans toutes les zones de saisies sur une page Web (Gmail, WordPress, formulaires….).

Cela vous fait gagner du temps pour obtenir des documents parfaits en éliminant un maximum de fautes.

Note : souvent, juste avant le transfert avec Wordable vers WordPress, je valide aussi avec scribens qui est un autre correcteur en ligne.

3. Trello

Trello est un outil de gestion de workflow.

C’est un outil que j’utilise pour élaborer mon calendrier éditorial.

En effet, avec une fréquence de publication élevée, il est important de centraliser vos idées, vos publications en rédaction ou celles qui sont déjà programmées.

Surtout si vous travaillez en équipe, vous avez besoin d’un outil pour passer le relai au sein de votre équipe.

Sur Trello, vous visualisez très facilement les étapes discrètes d’un projet et de la création d’article, et il est également facile de collaborer avec d’autres.

Conclusion sur l’utilisation de Google Docs pour les blogs

Pour gagner du temps dans la rédaction de vos articles de blog et améliorer votre productivité, Google Docs est sans nul doute l’outil le plus pratique et le plus simple d’utilisation.

Ce logiciel de traitement de texte de Google vous fait bénéficier de nombreux avantages :

  • Raccourcis clavier,
  • Mode hors ligne,
  • Suivi des modifications,
  • Partage du document avec d’autres collaborateurs,
  • Installation de modules complémentaires,
  • Transfert immédiat de l’article sur WordPress avec Wordable…

J’allais oublié. Si vous recevez un fichier Microsoft Word, il est également possible de l’importer.

Vous connaissez toute ma boite à outil autour de Google Docs pour rédiger mes 3 articles par semaine sur le Marketing Digital.

Uns fois sur WordPress, apprenez aussi ces 10 astuces pour être productif également sur votre CMS préféré.

Pour résumer en 3 questions

Peut-on partager un document avec plusieurs personnes dans Google Docs ?

Oui. Pour partager un document avec vos collaborateurs, cliquez sur le bouton bleu “Partager”, situé en haut à droite. Par ailleurs, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps et sur le même document. En plus, vous voyez les modifications en temps réel.

Est-il possible de travailler hors connexion avec ce logiciel ?

Oui. Google Docs propose un mode hors ligne. Si vous êtes en déplacement et que vous n’avez pas accès à Internet, il vous suffit d’activer le mode hors ligne et continuer à rédiger votre article de blog.

Peut-on importer des articles depuis Google docs vers WordPress en un clic ?

Oui. Ce service existe. C’est Wordable. En un clic, un document Gdocs se retrouve en bouillon sur WordPress avec sa mise en page, les sous-titres, les liens, et même les images.

Et vous, vous utilisez Google Docs pour rédiger vos articles ? Pourquoi ?